13 สุดยอดเคล็ดลับและเทคนิค Google เอกสารที่คุณควรใช้

• 2019

ผู้คนจำนวนมากใช้และชอบ Google Docs มากกว่าชอบ Microsoft Word เนื่องจากข้อเท็จจริงง่ายๆที่ว่าข้อเสนอของ Google นั้นใช้งานง่ายและมี UI ที่เน้นสิ่งที่สำคัญ อย่างไรก็ตามมี Google เอกสารมากกว่าที่เป็นที่พอใจ Google เอกสารมีคุณสมบัติที่ทรงพลังอย่างน่าอัศจรรย์ที่สามารถช่วยคุณในการสร้างเอกสารและการทำงานร่วมกันอย่างมากมาย ในบทความนี้เราจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจาก Google เอกสารและสร้างเอกสารที่สมบูรณ์แบบ นี่คือรายการเคล็ดลับและเทคนิค 13 ข้อของ Google Docs ที่จะทำให้คุณเป็น Google เอกสารระดับมืออาชีพ:

1. ใช้เทมเพลต Google เอกสาร

เมื่อคุณสร้างเอกสาร "ว่างเปล่า" ใน Google เอกสารคุณต้องสังเกตเห็นว่ามีเอกสารประเภทต่างๆอยู่ทางด้านขวา นี่คือเทมเพลตเอกสารที่ทำให้การสร้างเอกสารเป็นเรื่องง่าย มีเทมเพลตจำนวนมากที่คุณต้องกรอกข้อความเพื่อสร้างเอกสารระดับมืออาชีพ เพียงคลิกที่ปุ่ม "เพิ่มเติม" ที่ด้านขวาเพื่อเปิดแม่แบบที่มีทั้งหมด เทมเพลตรวมถึง ประเภทจดหมายและประวัติย่อที่ แตกต่างกัน เรียงความรายงานรายงานแผนโบรชัวร์ และอื่น ๆ

เทมเพลตนั้นค่อนข้างดีและทำให้การแก้ไขเป็นเรื่องง่ายด้วยแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องป้อน สิ่งที่คุณต้องกังวลคือข้อความของคุณและ Google เอกสารจะจัดการกับการจัดรูปแบบทั้งหมด

2. ใช้โหมดคำแนะนำ

ในขณะที่ทำงานร่วมกันในเอกสาร Google Docs อนุญาตให้ทุกคนทำการเปลี่ยนแปลงตามเวลาจริง อย่างไรก็ตามจะเกิดอะไรขึ้นถ้าคนอื่นไม่เห็นด้วยกับการแก้ไขของคุณจะไม่ทำให้ลำบากในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำและแก้ไขแล้ว นี่คือที่มาของโหมดการแนะนำ โหมดนี้จะช่วยคุณใน การแปลงการแก้ไขทั้งหมด (หรือของคนอื่น) ให้เป็นคำแนะนำ ในแถบด้านข้างเพื่อให้ผู้แก้ไขรายอื่นสามารถยืนยันหรือปฏิเสธได้

หากต้องการเปิดใช้งานโหมดการแนะนำให้ คลิกที่ไอคอนดินสอ ที่ด้านขวาของแถบเมนูแล้วเลือก "การ แนะนำ " วิธีนี้จะทำให้คุณอยู่ในโหมดการแนะนำและการแก้ไขของคุณจะกลายเป็นการแนะนำ

3. ใช้เว็บคลิปบอร์ด

คลิปบอร์ดในตัวของระบบปฏิบัติการของคุณทำงานได้ดีสำหรับการย้ายข้อความและรูปภาพอย่างรวดเร็ว แต่มีข้อ จำกัด Google Docs มีคลิปบอร์ดของเว็บในตัวที่ให้คุณบันทึกหลายตัวเลือกและบันทึกไว้ในคลาวด์เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ในอุปกรณ์อื่น เลือกข้อความหรือรูปภาพ ใน Google เอกสารจากนั้นคลิกที่เมนู " แก้ไข " ด้านบนและเลื่อนเคอร์เซอร์เมาส์ไปที่ " คลิปบอร์ดของเว็บ " ที่นี่เลือก“ คัดลอกรายการที่เลือกไปยังคลิปบอร์ดของเว็บ ” เพื่อคัดลอกรายการ

คุณสามารถทำซ้ำกระบวนการเพื่อคัดลอกหลายรายการและสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ใด ๆ ที่ใช้ Google เอกสาร (ชีตและสไลด์เช่นกัน) ตัวเลือกจะอยู่ที่นั่นเป็นเวลา 30 วัน

4. ใช้ประโยชน์จากแป้นพิมพ์ลัด

เช่นเดียวกับบริการอื่น ๆ ของ Google Google เอกสารยังมาพร้อมกับแป้นพิมพ์ลัดที่เชื่อถือได้ ทางลัดเหล่านี้สามารถทำให้การแก้ไขเอกสารเป็นเรื่องง่ายและแน่นอนว่าเป็นวิธีที่เร็วกว่ามากเมื่อเทียบกับการใช้เมาส์ คุณสามารถ เปลี่ยนการจัดรูปแบบแทรกลิงค์ค้นหาเนื้อหานำทางเอกสารความคิดเห็นเมนูเข้าถึง และสิ่งที่มีประโยชน์อื่น ๆ โดยใช้แป้นพิมพ์ลัดต่างๆ หากต้องการดูรายการแป้นพิมพ์ลัดทั้งหมดให้กด“ Ctrl +?” ใน Windows หรือ“ Command +? ” บน Mac แป้นพิมพ์ลัดพร้อมใช้งานสำหรับอุปกรณ์ทั้งหมดที่รองรับ Google เอกสาร

5. ใช้คุณสมบัติประวัติการแก้ไข

Google เอกสารเก็บ บันทึกการแก้ไขที่สมบูรณ์ โดยทุกคนในเอกสาร คุณสามารถใช้มันเพื่อดูว่าสถานะเดิมของเอกสารและแม้กระทั่งการกู้คืนสู่สถานะก่อนหน้าถ้าจำเป็น ในการเข้าถึงประวัติการแก้ไขให้คลิกที่เมนู " ไฟล์ " และเลือก " ดูประวัติการแก้ไข "

คุณจะสามารถเห็นการแก้ไขด้วยการแก้ไขที่สำคัญในแถบด้านข้างพร้อมกับการประทับวันที่และเวลาและชื่อของบุคคลที่ทำการแก้ไข คลิกที่ปุ่ม“ แสดงรายละเอียดการแก้ไขเพิ่มเติม ” ด้านล่างเพื่อดูการแก้ไขทั้งหมด

จากนั้นคุณสามารถคลิกที่ปุ่ม“ กู้คืนการแก้ไขนี้ ” เพื่อกู้คืนการแก้ไขเฉพาะ

6. พิมพ์ด้วยเสียงของคุณ

หากคุณใช้ Google เอกสารใน Chrome คุณสามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติการพิมพ์ด้วยเสียงเพื่อพิมพ์และควบคุมเอกสารด้วยเสียงของคุณเท่านั้น คุณจะต้องมีไมโครโฟนและ Google เอกสารทำงานในเบราว์เซอร์ Chrome วิธีทำคลิกที่เมนู " เครื่องมือ " ด้านบนและเลือก " พิมพ์ด้วยเสียง " จากตัวเลือก

ไอคอนไมโครโฟน ขนาดเล็กจะปรากฏขึ้นที่ด้านซ้ายของหน้า คลิกที่มันและเริ่มพูดเพื่อกำหนดคำที่คุณต้องการพิมพ์ เมื่อเสร็จแล้วคลิกที่ไอคอนไมโครโฟนอีกครั้งเพื่อหยุด นอกเหนือจากการพิมพ์ด้วยเสียงของคุณคุณสามารถ เพิ่มเครื่องหมายวรรคตอนและใช้คำสั่งเพื่อควบคุมคุณลักษณะเกือบทั้งหมดของ Google เอกสาร (นี่คือรายการทั้งหมด) ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพูดว่า "เพิ่มเครื่องหมายคำถาม" เพื่อเพิ่มเครื่องหมายคำถามหรือพูดว่า "เมนูไฟล์เปิดและเลือกดูประวัติการแก้ไข" เพื่อเข้าถึงประวัติการแก้ไข

การพิมพ์ด้วยเสียงยังรองรับภาษายอดนิยมหลายสิบภาษาเช่นอังกฤษเยอรมันสเปนอาหรับและจีนเป็นต้น

7. แก้ไขรูปภาพใน Google เอกสาร

Google เอกสารยังให้คุณแก้ไขรูปภาพขั้นพื้นฐานได้ด้วยดังนั้นคุณจะไม่ต้องหันไปใช้เครื่องมือแก้ไขของบุคคลที่สาม เมื่อคุณเพิ่มรูปภาพให้ คลิกขวาที่ ภาพและคุณจะพบตัวเลือกในการครอบตัด จากเมนูเดียวกันคุณสามารถคลิกที่ " ตัวเลือกรูปภาพ " ซึ่งจะเปิดตัวเลือกต่าง ๆ เช่น ปรับความคมชัดความโปร่งใสและความสว่าง

หากคุณต้องการตัวเลือกการแก้ไขเพิ่มเติมคุณสามารถอัปโหลดภาพในเครื่องมือวาดของ Google Docs แล้วนำเข้าในเอกสาร คลิกที่เมนู " แทรก " และเลือก " รูปวาด " จากรายการ ใช้ตัวเลือก“ รูปภาพ ” ในตอนท้ายเพื่อ อัปโหลดรูปภาพ ในเครื่องมือวาดภาพ

เมื่ออัปโหลดแล้วคุณจะสามารถ เพิ่มรูปร่างข้อความหรือวาด บน เปลี่ยนสี และอื่น ๆ เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกที่ปุ่ม“ บันทึก & ปิด ” ด้านบนเพื่อแทรกภาพ

8. ดาวน์โหลดเอกสารในรูปแบบอื่น

หากคุณต้องการส่งเอกสารในรูปแบบอื่น Google เอกสารช่วยให้คุณสามารถดาวน์โหลดเอกสารในรูปแบบที่นิยมเช่น DOCX, ODF, PDF, ข้อความสมบูรณ์, ข้อความธรรมดา ฯลฯ เพียงคลิกที่เมนู " ไฟล์ " และเลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ เหนือตัวเลือก“ ดาวน์โหลดเป็น ” คุณจะเห็นหลายรูปแบบให้เลือก ทันทีที่คุณเลือกรูปแบบมันจะถูกดาวน์โหลด

9. ใช้ส่วนเสริม

Google เอกสารมีการสนับสนุนส่วนเสริมของบุคคลที่สามที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงานของ Google เอกสาร มีส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมที่เพิ่มฟังก์ชันการทำงานเช่นเพิ่มสารบัญแก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์เพิ่มกราฟและไดอะแกรมแปลเนื้อหาและอีกมากมาย ในการรับ Add-on ให้คลิกที่เมนู " Add-on " และเลือก "รับ Add-on "

คุณจะเห็นส่วนเสริมทั้งหมดที่มีอยู่สำหรับ Google เอกสารที่คุณสามารถติดตั้งได้ วางเคอร์เซอร์ของเมาส์ไว้เหนือพวกเขาเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมและ คลิกที่ปุ่ม“ +” ด้านล่างเพื่อติดตั้ง

10. ใช้คุณสมบัติการวิจัย

Google เอกสารมีคุณลักษณะการวิจัยในตัวที่ช่วยให้คุณ ค้นหาข้อมูลและเพิ่มในเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็ว คลิกที่เมนู " เครื่องมือ " และเลือก "การ วิจัย " จากมัน

เครื่องมือการวิจัยจะเปิดขึ้นในแถบด้านข้างและคุณสามารถใช้ตัวเลือก " ค้นหา " เพื่อ ค้นหาภาพค้นหาบทความ Google Scholar เพิ่มคำพูดที่สวยงามและข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ ที่อาจช่วยคุณในการสร้างเอกสาร คุณยังสามารถค้นหาภาพที่ปลอดค่าลิขสิทธิ์และใส่ลงในเอกสารได้โดยตรง

นอกจากนี้คุณสมบัติการวิจัยยังสามารถเลือกหัวข้อสำคัญจากเนื้อหาของคุณโดยอัตโนมัติและแนะนำให้คุณค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมในหัวข้อเหล่านี้

11. แท็กผู้คนในความคิดเห็น

หากคุณต้องการได้รับความสนใจจากบรรณาธิการอื่นในเอกสารของคุณคุณสามารถติดแท็กพวกเขาและอีเมลจะถูกส่งไปยังพวกเขาเป็นการแจ้งเตือน ในขณะที่แสดงความคิดเห็น พิมพ์“ +” และรายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณจะเปิดขึ้น เลือกบุคคลที่ คุณต้องการแจ้งและคลิกที่ " ความคิดเห็น " เพื่อป้อนความคิดเห็นและส่งการแจ้งเตือน

การ แจ้งเตือนจะถูกส่งหากมีการแชร์เอกสารกับพวกเขา มิฉะนั้นคุณจะเห็นหน้าต่างซึ่งคุณสามารถแชร์และระบุสิทธิ์การแก้ไข นอกจากนี้คุณยังสามารถพิมพ์อีเมลด้วยตนเองแทนที่จะเลือกผู้ติดต่อ Gmail

12. ค้นหาอย่างมีประสิทธิภาพใน Google เอกสาร

หากคุณมีเอกสารจำนวนมากอาจเป็นเรื่องยากที่จะหาเอกสารเก่าได้อย่างรวดเร็วโดยเฉพาะหากคุณมีเอกสารต่าง ๆ ในหัวข้อเดียวกัน โชคดีที่ช่องค้นหาของ Google เอกสารทำให้ง่ายต่อการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ การป้อนคำหลักในแถบการค้นหาจะส่งผลให้เอกสารทั้งหมดด้วยคำหลักนั้นในชื่อ

แม้ว่าจะมีมากกว่านั้นหากการค้นหาตามปกติไม่ช่วยให้คุณค้นหาเอกสารที่คุณต้องการคุณสามารถใช้ประโยชน์จาก คำสั่งการค้นหาขั้นสูง ได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถ ใช้“ หรือ” เพื่อค้นหาด้วยคำหลักหลายคำ เช่น“ Android หรือ iOS” เพื่อค้นหาเอกสารที่มีหนึ่งหรือทั้งสองคำนี้ คุณสามารถค้นหารายการคำสั่งการค้นหาขั้นสูงทั้งหมดของ Google เอกสารได้จากเว็บไซต์สนับสนุนของ Google

13. คุณสมบัติเค้าร่างของ Google เอกสาร

หากคุณกำลังทำงานกับเอกสารที่ยาวอาจเป็นเรื่องยากที่จะสำรวจ นี่คือที่คุณลักษณะเค้าร่างของ Google เอกสารจะเป็นประโยชน์สำหรับคุณ คุณลักษณะนี้ จะสร้างสารบัญ ของเอกสารของคุณทางด้านซ้าย คุณสามารถคลิกที่ส่วนหัวภายในโครงร่างเพื่อเลื่อนไปยังส่วนหัวได้อย่างรวดเร็ว อย่าลืมว่าคุณจะต้องจัดรูปแบบเอกสารของคุณอย่างถูกต้องโดยใช้ส่วนหัว (เช่นหัวเรื่อง 1 หรือหัวเรื่อง 2) เพื่อให้คุณสมบัติเค้าร่างทำงานได้

ปรับปรุงประสบการณ์การใช้ Google เอกสารของคุณด้วยเคล็ดลับและลูกเล่นเหล่านี้

เคล็ดลับและเทคนิค Google เอกสารเหล่านี้ควรปรับปรุงประสบการณ์ของคุณและช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆได้เร็วขึ้น ฉันใช้คุณลักษณะส่วนใหญ่ของ Google เอกสารเหล่านี้ในการเขียนแบบวันต่อวันและพวกเขาช่วยฉันเขียนได้ดีขึ้น ฉันขอแนะนำให้คุณเรียนรู้แป้นพิมพ์ลัด Google Docs ไม่กี่ปุ่มเนื่องจากจะช่วยให้การทำงานรวดเร็วขึ้น

เราหวังว่าคุณจะชอบเคล็ดลับและกลเม็ดเด็ดขาดของ Google Docs เหล่านี้ แต่หากมีคุณลักษณะใด ๆ ของ Google Docs ที่เราพลาดไม่ได้โปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง