Google Drive เป็นหนึ่งในบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มีการใช้งานมากที่สุดส่วนหนึ่งเนื่องมาจากความจริงที่ว่ามันถูกรวมเข้ากับทุกบัญชี Google บริการนี้มีคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมทั้งสำหรับการจัดเก็บไฟล์และสำหรับการสร้างเอกสารที่ใช้ร่วมกันบนคลาวด์สเปรดชีตสไลด์และอื่น ๆ อีกมากมาย ในขณะที่ผู้คนจำนวนมากใช้ Google ไดรฟ์ แต่ทุกคนอาจไม่รู้จักคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดที่ให้บริการคลาวด์และส่วนเสริมที่มีให้สำหรับมัน
ในบทความนี้ฉันจะพูดถึงกลวิธีที่ยอดเยี่ยมที่สุดของ Google ไดรฟ์วิธีใช้และวิธีที่พวกเขาสามารถช่วยในการเพิ่มผลผลิตของคุณในบริการ อ่านต่อไปเพื่อสำรวจเคล็ดลับเด็ด ๆ ของ Google Drive:
1. เว็บคลิปบอร์ด
หนึ่งในคุณสมบัติเจ๋ง ๆ ที่ Google ไดรฟ์นำเสนอในเว็บแอป Docs and Sheets คือเว็บคลิปบอร์ด คลิปบอร์ดของเว็บสามารถจัดเก็บสิ่งที่คุณคัดลอกไว้ ดังนั้นมันแตกต่างจากคลิปบอร์ดในอุปกรณ์ของเราอย่างไร มีความแตกต่างที่สำคัญสองประการระหว่างคลิปบอร์ดบนอุปกรณ์ (เช่น Mac) และคลิปบอร์ดของเว็บที่มีให้ใน Google Drive:
- คลิปบอร์ดของเว็บสามารถเก็บ รายการที่คัดลอก ไว้ได้ หลายรายการ ในขณะที่คลิปบอร์ดมาตรฐานในอุปกรณ์มักจะเก็บรายการที่คัดลอกล่าสุดเสมอ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้คลิปบอร์ดของเว็บเพื่อคัดลอกรายการจำนวนมากแล้ววางลงในตำแหน่งที่คุณต้องการ (ภายใน Google ไดรฟ์)
- คลิปบอร์ดของเว็บยังสามารถ คัดลอกและวางข้อมูลระหว่างแผ่นงานที่แตกต่างกัน ดังนั้นคุณสามารถคัดลอกข้อความบางส่วนออกจากชีตแล้ววางข้อความนั้นลงในชีตอื่น นั่นเป็นเรื่องที่น่าอัศจรรย์อย่างยิ่ง
อย่างไรก็ตามการคัดลอกข้อความโดยใช้แป้นลัดเช่น "Ctrl + C" ไม่ทำงาน ในการคัดลอกข้อความไปยังคลิปบอร์ดของเว็บคุณจะต้องเลือกข้อความไปที่ แก้ไข -> คลิปบอร์ดของเว็บ -> คัดลอกส่วนที่เลือกไปยังคลิปบอร์ดของเว็บ
2. พิมพ์ดีดเสียง
เมื่อคุณสร้างไฟล์ Google เอกสารคุณสามารถใช้คำพูดที่สร้างขึ้นในระบบข้อความของ Google เพื่อพิมพ์โดยใช้เสียงของคุณ มันทำงานได้ดีอย่างน่าประหลาดใจเช่นกัน ยิ่งไปกว่านั้นเครื่องมือรู้จำเสียงพูดยังสามารถเข้าใจคำสั่งต่าง ๆ เช่น “ การขึ้นบรรทัดใหม่” และ “ ระยะเวลา” และตอบสนองต่อพวกเขาด้วยการสร้างบรรทัดใหม่หรือโดยการแทรกจุดลงในข้อความ
น่าเสียดายที่ฟีเจอร์นี้ใช้ไม่ได้กับ Safari (เนื่องจาก Safari ไม่รองรับ WebRTC) แต่ทำงานบนเบราว์เซอร์หลัก ๆ เช่น Google Chrome, Firefox, Edge เป็นต้นหากต้องการใช้การพิมพ์ด้วยเสียงคุณเพียงแค่ต้องไปที่ เครื่องมือ -> พิมพ์ข้อความด้วยเสียง ในไฟล์ Google เอกสาร
3. เพิ่มลิงก์ไปยังเอกสารโดยไม่ปล่อยให้ Web App
การค้นหาสิ่งต่าง ๆ บนเว็บอยู่ตลอดเวลาคัดลอกลิงก์และเพิ่มลงในเอกสารสามารถทำให้รำคาญและน่าเบื่อได้อย่างรวดเร็ว Google Drive แก้ไขปัญหานี้เช่นกัน คุณสามารถ เลือกข้อความที่ คุณต้องการสร้างไฮเปอร์ลิงก์และกด " Cmd + K " หรือ " Ctrl + K " สิ่งนี้จะเปิดกล่องโต้ตอบขนาดเล็กด้านล่างข้อความที่เลือกซึ่งคุณสามารถค้นหาคำหลักและเลือกลิงค์ที่เหมาะสมจากนั้นจะได้รับการเชื่อมโยงหลายมิติโดยอัตโนมัติในเอกสาร
4. เผยแพร่ไฟล์ไปยังเว็บ
Google ไดรฟ์ยังมีคุณสมบัติในการเผยแพร่ไฟล์เอกสารชีตหรือสไลด์ไปยังเว็บ การทำเช่นนี้ข้ามความต้องการแบ่งปันลิงก์ไปยังเอกสารกับบุคคล รายการที่เผยแพร่ทางเว็บโดยใช้ Google Drive สามารถแชร์ผ่านลิงก์หรือสามารถฝังลงในหน้าเว็บได้ ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการใช้คุณสมบัติ "เผยแพร่ไปยังเว็บ" ของ Google Drive คือคุณสามารถตั้งค่าให้อัปเดตเมื่อใดก็ตามที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ ซึ่งหมายความว่า เนื้อหาที่ เผยแพร่ จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ ทุกครั้งที่คุณทำการแก้ไขไฟล์ต้นฉบับ
หากต้องการเผยแพร่ไฟล์ไปยังเว็บคุณสามารถเปิดไฟล์ใน Google เอกสารและไปที่ ไฟล์ -> เผยแพร่ไปยังเว็บ
5. ดูแป้นพิมพ์ลัดของ Google Drive
หากคุณเป็นอะไรอย่างฉันคุณชอบการใช้แป้นพิมพ์เพื่อนำทางไปรอบ ๆ อุปกรณ์ของคุณให้มากที่สุด การใช้แป้นพิมพ์ลัดไม่เพียง แต่ง่ายขึ้น แต่ยังช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าได้อีกด้วย หากคุณไม่มั่นใจให้พิจารณาสิ่งที่ง่ายขึ้น: คัดลอกข้อความโดยใช้“ Ctrl + C” หรือคลิกขวาแล้วเลือก“ คัดลอก”? สิ่งนี้ใช้ได้กับเกือบทุกอย่างที่เราทำบนอุปกรณ์ของเราและ Google Drive ก็ไม่มีข้อยกเว้น
หากคุณต้องการขยายความรู้เกี่ยวกับแป้นพิมพ์ลัดที่ทำงานในแอพพลิเคชั่นเว็บของ Google Drive คุณสามารถกด “ Ctrl + /” และคุณจะเห็นการ์ดที่มีแป้นพิมพ์ลัดต่างๆที่มีอยู่ใน Google Drive
6. OCR สำหรับรูปภาพและ PDF
Google ไดรฟ์ยังมีคุณสมบัติ OCR ที่ค่อนข้างเรียบร้อยซึ่งซ่อนอยู่ในแอพพลิเคชั่นเว็บ (และแอพ Android แต่น่าเสียดายที่ไม่ได้อยู่ในแอพ iOS) คุณลักษณะนี้สามารถ รับรู้ข้อความภายในภาพและ PDF ของคุณ และสร้างไฟล์ Google เอกสารที่แก้ไขได้และค้นหาได้ มันยอดเยี่ยมใช่ไหม ข้อ จำกัด ของวิธีนี้คือข้อความควรเขียนอย่างประณีตและควรตัดกันอย่างเหมาะสมกับส่วนที่เหลือของรูปภาพมิฉะนั้น OCR อาจไม่สามารถรับรู้ข้อความได้อย่างถูกต้อง
นอกจากนี้ OCR บน Google Drive จะไม่ทำการจัดรูปแบบเหมือนเดิมเมื่อแปลงเอกสารเป็นไฟล์ Google เอกสารนั่นหมายความว่าข้อความที่จัดรูปแบบแล้วจะถูกจดจำเป็นข้อความปกติโดยไม่มีการจัดรูปแบบใด ๆ
ในการใช้ OCR กับ ภาพหรือ PDF ของคุณเพียง อัปโหลดไว้ ที่ Google Drive จากนั้นคลิกขวาที่พวกเขาและเลือก“ เปิดใน Google เอกสาร ” และ Google ไดรฟ์จะแปลงรูปภาพ / PDF เป็นไฟล์“ ข้อความเท่านั้น” ที่แก้ไขได้
ฉันทดสอบความสามารถของ OCR ของ Google Drive โดยสร้าง JPEG ตัวอย่างซึ่งประกอบด้วยข้อความตารางข้อความที่จัดรูปแบบและข้อความบางส่วนในแบบอักษรประดิษฐ์ตัวอักษร
นี่ไม่ใช่วิธีการรับรู้ที่ดีที่สุดที่คุณจะได้รับจาก OCR แต่มันจะทำงานได้ตามความต้องการขั้นพื้นฐานของคุณ หากคุณต้องการซอฟต์แวร์ OCR ที่สามารถจดจำและแยกข้อความข้อมูลและการจัดรูปแบบจากเอกสารของคุณได้อย่างไร้ที่ติคุณสามารถตรวจสอบบทความของเราเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ OCR ที่ดีที่สุด
7. ดูไฟล์ของคุณเรียงลำดับตามขนาด
Google ไดรฟ์จัดเรียงไฟล์และโฟลเดอร์ที่อัปโหลดตามกฎ“ แก้ไขล่าสุดก่อน” สิ่งนี้มีประโยชน์เนื่องจากช่วยให้แน่ใจว่าไฟล์ที่คุณอัปโหลดล่าสุดนั้นมีอยู่ที่ด้านบนเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย อย่างไรก็ตามหากคุณมีพื้นที่ว่างเหลือน้อยในบัญชี Google Drive ของคุณคุณอาจต้องการจัดเรียงไฟล์ตามขนาดของไฟล์เหล่านั้นเพื่อที่จะหาตำแหน่งที่คุณสามารถประหยัดพื้นที่ได้มากที่สุด
แม้ว่าจะไม่มีวิธีการทำเช่นนี้โดยตรง แต่คุณยังสามารถรับ Google Drive เพื่อจัดเรียงไฟล์ตามขนาดโดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
- ในหน้าแรกของ Google Drive ให้ เลื่อนเมาส์ ไปที่ตัวเลือก " อัปเกรดพื้นที่เก็บข้อมูล " ที่ด้านล่างของแผงด้านซ้าย
- สิ่งนี้จะแสดง หน้าต่างที่มีรายละเอียดการใช้งานของคุณ คลิกที่ " Drive " และ Google Drive จะเรียงลำดับไฟล์ทั้งหมดตามขนาด
8. ตรวจสอบการเขียนของคุณสำหรับการขโมยความคิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์
Google ไดรฟ์มีโปรแกรมเสริมมากมายที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการใช้บริการของ Google เช่น Google เอกสารแผ่นงานเป็นต้นส่วนเสริมดังกล่าวหนึ่งเรียกว่า ProWritingAid และเป็นเครื่องมือที่สามารถตรวจสอบเอกสารของคุณสำหรับ ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์การสะกดคำมิกซ์อัพและการลอกเลียนผลงาน ท่ามกลางคุณสมบัติอื่น ๆ มากมาย
เครื่องมือจะได้รับเงิน (เริ่มต้นที่ $ 40 ต่อปี) แต่มีการทดลองใช้ 14 วันเพื่อให้คุณสามารถทดลองใช้ก่อนที่จะใช้จ่ายเงินใด ๆ
9. บันทึกอีเมลและไฟล์แนบไปยัง Google Drive โดยอัตโนมัติ
Add-on อีกตัวสำหรับ Google ชีตซึ่งเรียกว่าบันทึกอีเมลและไฟล์แนบทำหน้าที่เหมือนกับชื่อของมัน คุณสามารถกำหนดกฎตามปัจจัยต่าง ๆ เช่นรหัสอีเมลของผู้ส่งหัวเรื่องขนาดข้อความสิ่งที่แนบ ฯลฯ และโปรแกรมเสริมจะทำงานทุกชั่วโมงโดยอัตโนมัติและ ซิงค์อีเมลจากบัญชีอีเมล Gmail ของคุณลงในสเปรดชีต นอกจากนี้ยังบันทึกสำเนาของอีเมลเป็น PDF ใน Google Drive พร้อมกับไฟล์แนบในอีเมล
ส่วนเสริมยังสามารถทำงานได้ด้วยตนเองหากต้องการโดยไปที่ Addons-> บันทึกอีเมลและไฟล์แนบ -> จัดการกฎ -> เรียกใช้ด้วยตนเอง
10. เพิ่มหลายแถวและคอลัมน์ลงใน Google ชีต
Google ชีตเป็นเครื่องมือที่ค่อนข้างกลมและมีความสามารถเกือบทุกสเปรดชีตที่ใครบางคนอาจต้องการ รวมเข้ากับส่วนเสริมที่มีให้สำหรับ Google ชีตและคุณจะเห็นว่ามันมีพลังอย่างเหลือเชื่อ อย่างไรก็ตามข้อเสียเปรียบประการหนึ่งของ Google ชีตคือมันไม่อนุญาตให้ผู้ใช้เพิ่มแถวและคอลัมน์ในแผ่นงานได้ อนุญาตให้เพิ่มแถวและคอลัมน์ทีละรายการเท่านั้น แต่สิ่งนี้อาจน่าเบื่อถ้าคุณต้องการ เพิ่มหลายแถวและ / หรือคอลัมน์ ในสเปรดชีต ในการเติมช่องว่างที่จ้องมองนี้ในการทำงานคุณสามารถใช้ Add-on ที่เรียกว่า "เพิ่มแถวและคอลัมน์" ส่วนเสริมนี้ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มแถวและคอลัมน์หลายแถวใน Google ชีตได้อย่างง่ายดาย
มาเป็น Google Drive Ninja!
เมื่อคุณทราบเกี่ยวกับเทคนิคเหล่านี้และฟังก์ชันการทำงานที่เพิ่มส่วนเสริมสำหรับบริการไดรฟ์ต่างๆเช่นเอกสารแผ่นงาน ฯลฯ คุณสามารถรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ประจำวันของคุณเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพมากขึ้น Google ไดรฟ์มีฟังก์ชั่นเพิ่มเติมมากมายที่สามารถปลดล็อคได้โดยใช้โปรแกรมเสริมและแอพ Chrome ที่ใช้งานได้ มีส่วนเสริมและแอปอื่น ๆ อีกมากมายที่คุณควรเช็คเอาท์จาก Chrome Webstore และจากภายใน Google เอกสารชีตและสไลด์
หากคุณรู้เกี่ยวกับส่วนเสริมของ Google ไดรฟ์เคล็ดลับหรือแอป Chrome ที่คุณคิดว่าเราอาจพลาดในบทความนี้โปรดแจ้งให้เราทราบ นอกจากนี้เรายังต้องการทราบวิธีการที่คุณใช้ Google ไดรฟ์เพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากขึ้นทั้งส่วนตัวและในที่ทำงาน แบ่งปันประสบการณ์ของคุณกับ Google ไดรฟ์และความคิดเกี่ยวกับการใช้มันในส่วนความเห็นด้านล่าง
