ไม่มีอะไรที่จะสงสัยในความจริงที่ว่าอีเมลปฏิวัติวิธีการสื่อสารซึ่งกันและกัน และถึงแม้ว่าผู้คนอาจชอบสิ่งต่าง ๆ มากขึ้นเช่นเครือข่ายสังคมและแอพส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อสนทนากับเพื่อน ๆ ในวันนี้ความจริงยังคงเป็นเช่นนั้นเมื่อพูดถึงการสื่อสารที่เหมาะสมอีเมลยังคงเป็นสื่อที่ต้องการ
ตั้งแต่มหาวิทยาลัยไปจนถึง บริษัท ระดับโลกและจากนักศึกษาถึงซีอีโออีเมลจะถูกใช้ในทุกที่และทุกคน ที่กล่าวว่าเราเกือบทั้งหมดมีที่อยู่อีเมลหลายแห่งโดยมีผู้ให้บริการอีเมลหลายราย (หรือมากกว่า) แห่ง แต่คำถามที่แท้จริงคือเรายืนยันกับโปรโตคอลของการใช้อีเมล์ที่ถูกต้องหรือไม่?
หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับคำตอบบทความนี้เน้นจรรยาบรรณอีเมลพื้นฐานที่ทุกคนควรปฏิบัติตามเพื่อคุณ ดังนั้นโดยไม่ต้องกังวลใจต่อไปที่นี่พวกเขาไป
มารยาทอีเมลพื้นฐาน
1. ใช้ที่อยู่อีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพ
ที่อยู่อีเมลของคุณมักถูกพิจารณาว่าบ่งบอกถึงบุคลิกของคุณ ด้วยเหตุนี้จึงเป็น สิ่งสำคัญที่จะต้องมีที่อยู่อีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพโดยทั่วไปจะมีชื่อและนามสกุลของคุณเป็นส่วน "ชื่อผู้ใช้" ของมัน สิ่งนี้สำคัญกว่าหากคุณตั้งใจจะใช้ที่อยู่อีเมลสำหรับการติดต่อสื่อสารแบบมืออาชีพ (เช่นส่งประวัติย่อให้กับนายหน้าจัดหาตัวอย่างงานให้กับลูกค้า)
หากชื่อผู้ใช้ที่คุณเลือกไม่พร้อมใช้งานคุณสามารถเพิ่มหมายเลขที่คุณเลือก (เช่นวันเกิด) เพื่อรับ ในการอ้างถึงตัวอย่างเล็ก ๆ น้อย ๆ [email protected] หรือ [email protected] ถือได้ว่าเป็นตัวเลือกที่ดี ในอีกด้านหนึ่งให้ใช้บางอย่างเช่น [ป้องกันอีเมล] หรือ [ป้องกันอีเมล] และคุณสามารถมั่นใจได้ว่าผู้รับของคุณจะไม่เปิดอีเมล
เคล็ดลับ: ให้ใช้ที่อยู่อีเมลแยกต่างหากสำหรับทุกความต้องการของคุณ และถ้าคุณไม่สนใจที่จะจ่ายเงินสักสองสามเหรียญควรไปหาอีเมลที่ฝากไว้กับโดเมนของคุณเอง
2. รวมเรื่องเสมอและให้ชัดเจนและรัดกุม
หัวเรื่องเป็นหนึ่งใน องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของอีเมล เนื่องจาก ผู้รับจะได้รับทราบข้อมูลที่รวมอยู่ในอีเมล ทันที นี่คือสาเหตุที่อีเมลทั้งหมดของคุณควรมีหัวเรื่องแม้ว่าเนื้อหาจะไม่สำคัญมากก็ตาม การเว้นบรรทัดหัวเรื่องว่างไว้นั้นถือเป็นความประมาทในส่วนของผู้ส่ง
ที่สำคัญยิ่งกว่านั้น หัวเรื่องควรมีความกระชับและตรงประเด็น ดังนั้นผู้รับสามารถสร้างเนื้อหาของอีเมลได้อย่างรวดเร็วที่สุด ตัวอย่างไม่กี่ รายงานที่แนบมากับโครงการ , การสำรวจประสิทธิภาพ - การตอบสนองก่อนร้องขอ และสิ่งต่างๆเช่นนั้น
3. ใช้แบบอักษรมาตรฐานและการจัดรูปแบบน้อยที่สุด
ไม่ว่าคุณจะชอบแบบอักษรแฟนซีเหล่านั้นที่คุณมีบนพีซีของคุณมากน้อยเพียงใดมันเป็นสิ่งที่ไม่มีข้อแม้แน่นอนเมื่อพูดถึงการเขียนอีเมล นั่นเป็นเพราะ หากคุณใช้แบบอักษรที่ไม่ได้มาตรฐานและไม่ได้ติดตั้งไว้ในคอมพิวเตอร์ของผู้รับข้อความของอีเมลจะไม่ปรากฏตามที่ต้องการ นี่คือเหตุผลที่บริการอีเมลส่วนใหญ่มีแบบอักษรมาตรฐาน serif และ sans-serif เพียงไม่กี่ตัวเท่านั้น (เช่น Times New Roman, Arial) สำหรับการเขียนอีเมล และคุณควรติดกับพวกเขา
นอกจากนี้ควรจัดรูปแบบอีเมลของคุณให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ เว้นเสียแต่ว่าคุณจะต้องเน้นบางส่วนบรรทัด ฯลฯ ในเนื้อหาของอีเมลงดเว้นจากการใช้ไฮไลต์และสีสำหรับข้อความ ที่จริง แล้ว สีของข้อความอีเมล์ควรเป็นสีดำเท่านั้นเนื่องจากเป็นสีที่ชัดเจนที่สุด
4. หลีกเลี่ยงการพิมพ์ผิดการใช้ไวยากรณ์ที่ไม่ถูกต้องและข้อผิดพลาดของเครื่องหมายวรรคตอน
แม้ว่าไม่ใช่ทุกคนที่จะมีไวยากรณ์ของนาซีและไม่ใช่เรื่องผิดปกติที่จะมีการพิมพ์ผิดหรือสองอย่างในอีเมลของคุณการใช้ภาษาโครงสร้างประโยคที่ไม่ถูกต้อง ฯลฯ โดยทั่วไปแล้วผู้รับจะรู้สึกแย่ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่คุณควร ตรวจสอบหัวเรื่องหัวเรื่องเนื้อหาและองค์ประกอบอื่น ๆ ของอีเมลสำหรับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนโดยไม่ตั้งใจ (และแก้ไขหากพบ) ก่อนที่คุณจะกดปุ่ม "ส่ง"
ยิ่งไปกว่านั้นคุณ ไม่ ควร ใช้เครื่องหมายวรรคตอนหลายตัว (เช่น !!!) ในอีเมลของคุณ คำเดียวกันกับคำสแลง (เช่น LMAO) คำย่อยอดนิยม (เช่น Gotcha!) และอีโมติคอน ทุกสิ่งเหล่านี้ดูอ่อนเยาว์และไม่เป็นมืออาชีพและเหลือไว้สำหรับเครือข่ายสังคมและการแชทแบบทันทีเท่านั้น
เคล็ดลับ: ดูแลวิธีการใช้ประโยชน์จากคำประโยคและอื่น ๆ ในอีเมลของคุณ อีเมล (หรือสิ่งอื่นใดสำหรับเรื่องนั้น) ไม่ควรถูกแต่งขึ้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดในทุกครั้งเพราะถือว่าเป็นอินเทอร์เน็ตที่เทียบเท่ากับการตะโกน
5. ให้ชื่ออธิบายสิ่งที่แนบมา
บ่อยครั้งที่เราต้องส่ง / รับไฟล์หลายไฟล์เป็นไฟล์แนบกับอีเมลของเรา แม้ว่าจะเป็นสิ่งที่จำเป็น แต่ก็ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการได้รับอีเมลที่เต็มไปด้วยไฟล์แบบสุ่มจำนวนมากชื่อ (เช่น 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) ดังนั้น เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งไฟล์แนบด้วยอีเมลให้เปลี่ยนชื่อพวกเขาด้วยชื่อไฟล์ที่มีคำอธิบายเพื่อที่ผู้รับจะได้รู้เนื้อหาทันทีโดยไม่จำเป็นต้องเปิด ตัวอย่างเช่นหากคุณส่งประวัติย่อของคุณไปยังนายจ้างที่คาดหวังให้ตั้งชื่อเช่น CurrentResume_JohnDoe ง่ายและสะดวก
นอกจากนี้ หากคุณต้องการส่ง ไฟล์แนบ จำนวนมาก (เช่น 20) ด้วยอีเมล ควร รวมไว้ในที่เก็บถาวรแบบซิป ก่อน เพื่อความชัดเจนยิ่งขึ้นคุณสามารถพูดถึงรายละเอียดต่าง ๆ เช่นจำนวนสิ่งที่แนบขนาดรวมทั้งหมดเป็นต้นในข้อความเนื้อหาของอีเมล
6. รวมลายเซ็นเสมอ
ลายเซ็น จำเป็นสำหรับการปิดหรือสิ้นสุดเนื้อหาของอีเมลอย่างถูกต้อง แต่ที่สำคัญกว่านั้นคือมัน ยังให้“ ความถูกต้อง” แก่อีเมลและเนื้อหาของมัน ดังนั้นอีเมลทั้งหมดของคุณควรมีลายเซ็นของคุณรวมอยู่ด้วย เพียงสร้างและบันทึกลายเซ็นในการตั้งค่าของอีเมลและมันจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติในตอนท้ายของทุกอีเมลที่คุณเขียน
การพูดเกี่ยวกับ "อะไร" ควรรวมอยู่ในลายเซ็น มันเป็นสิ่งที่คุณควรตัดสินใจเพราะมันแตกต่างจากคนคนหนึ่งไปยังอีกคน ตามที่กล่าวไว้ตามกฎทั่วไปคุณสามารถรวม ข้อมูลการติดต่อ (เช่นหมายเลขทางการอีเมลรอง) และ ลิงก์ไปยังโปรไฟล์โซเชียลของคุณ โดยสรุปลายเซ็นควรใช้เป็นบัตรข้อมูลดิจิตอลของคุณ แต่อย่าโอเวอร์โหลดด้วยข้อมูลที่ไม่จำเป็นมากเกินไป
7. รับทราบการรับอีเมล
อีเมลยุคใหม่นั้นก้าวหน้าไปมากเมื่อคุณกดปุ่ม "ส่ง" คุณจะมั่นใจได้ 200% ว่าจะถึงกล่องจดหมายขาเข้าของผู้รับหนึ่งหรือสองวินาที อย่างไรก็ตามเช่นเดียวกับเทคโนโลยีใด ๆ อีเมลสามารถ (และบางครั้ง) ประสบกับการหยุดทำงานด้วย ดังนั้นเมื่อคุณได้รับอีเมล (โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นเรื่องสำคัญ) รับทราบการ ตอบ รับ โดยการตอบกลับผู้ส่งด้วยข้อความเล็ก ๆ
แม้ว่าจะไม่สามารถรับอีเมลทุกฉบับที่คุณได้รับคุณควรลองทำเช่นนั้น ที่สำคัญคุณควร รับทราบ อีเมลที่ส่ง ถึงคุณโดย ไม่ตั้งใจ เนื่องจากผู้ส่งอาจรอการตอบกลับจากอีกด้านหนึ่ง วิธีนี้จะทำให้ผู้ส่งทราบถึงความผิดพลาดและยังช่วยให้ผู้รับไม่ได้รับความตั้งใจจริงของอีเมลด้วย
8. ใช้คำทักทายที่เหมาะสม
เมื่อพูดคุยกับผู้คนแบบตัวต่อตัวหรือแม้กระทั่งทางโทรศัพท์เรามักจะเริ่มต้นด้วยการทักทายพวกเขา และกฎเดียวกันถือเป็นจริงสำหรับอีเมลด้วยดังนั้นอีเมลของคุณควรมีคำทักทายที่เหมาะสมสำหรับผู้รับเสมอ คำทักทายอาจเป็นทางการ (เช่น Dear Mr. Johnson, Professor Keller) หรือไม่เป็นทางการ (Hello Adam, Hi Jenna) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ที่คุณส่งอีเมล ในทำนองเดียวกันจุดสิ้นสุด (เช่นขอแสดงความนับถืออย่างจริงใจ) จะต้องมีน้ำเสียงพื้นฐานเช่นเดียวกับคำทักทายเริ่มต้นเช่นเดียวกับข้อความโดยรวม
เป็นที่น่าสังเกตว่าคุณควร หลีกเลี่ยงการใช้คำทักทายอย่างไม่เป็นทางการและการใช้งานประจำวัน (เช่นมีอะไรเกิดขึ้น) ในอีเมล มันไปโดยไม่บอกว่ามันถือว่าไม่เป็นมืออาชีพ
9. อย่าใช้คำตอบทั้งหมดทุกครั้ง
มีหลายครั้งที่คุณได้รับอีเมลที่ถูกส่งไปยังผู้รับอื่น ๆ อีกหลายคน (เช่นประกาศสำคัญใน บริษัท ) แต่เมื่อตอบกลับข้อความดังกล่าวคุณ รีบใช้ตัวเลือก“ ตอบกลับทั้งหมด” สิ่งนี้ ไม่เพียง แต่ส่งคำตอบไปยังผู้ส่งดั้งเดิม แต่ให้ทุกคนที่ได้รับอีเมลไม่ว่าจะตอบกลับสำหรับพวกเขาหรือไม่ นี่เป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการปิดกั้นกล่องจดหมายของผู้รับ
ด้วยเหตุนี้ให้ ใช้ความระมัดระวังเมื่อตอบอีเมลกับผู้รับหลายคนและใช้ตัวเลือก“ ตอบกลับ” เฉพาะเมื่อคุณมั่นใจ 100% ว่าการตอบของคุณนั้นมีไว้สำหรับทุกคนในรายชื่อผู้รับคุณควรใช้ตัวเลือก“ ตอบกลับทั้งหมด”
10. ใช้ฟิลด์ Cc และ Bcc อย่างเหมาะสม
นอกเหนือจากฟิลด์ "ถึง" ฟิลด์ " สำเนาถึง " และ " สำเนาลับ " เป็นสิ่งที่ทุกคนที่เคยมีอีเมลรู้ แต่ถึงอย่างนั้นคนส่วนใหญ่ก็ใช้มันอย่างไม่เหมาะสม นี่คือการลดลงของ สิ่งที่พวกเขาและเมื่อพวกเขาควรจะใช้ :
- Cc: ย่อมาจาก Carbon copy หากมี ผู้รับบางคนที่คุณต้องการส่งอีเมลถึง แต่ไม่ต้องการให้พวกเขารู้ว่าอีเมลนี้มีความหมาย "เพียงแค่" สำหรับพวกเขา ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขาในฟิลด์นี้ ผู้รับแต่ละคนสามารถดูที่อยู่อีเมลของผู้อื่นได้ในช่องสำเนา
- Bcc: ย่อมาจาก Blind Carbon Copy หากมี ผู้รับหลายคนที่คุณต้องการส่งอีเมล แต่ต้องการให้พวกเขาเห็นว่าตนเองเป็นผู้รับอีเมลเพียงคนเดียวให้ ป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขาในฟิลด์นี้ ผู้รับแต่ละคนในเขตข้อมูลสำเนาลับถึงสามารถเห็นที่อยู่อีเมลของตัวเองเท่านั้น ตัวเลือกนี้เหมาะสำหรับความเป็นส่วนตัวมากกว่า
11. ตอบกลับอีเมลในเวลาที่เหมาะสม
ด้วยจำนวนอีเมลที่เราได้รับในแต่ละวันเป็นไปไม่ได้ที่จะตอบกลับอีเมลทั้งหมดทันที อย่างไรก็ตาม แม้ว่าอีเมลของคุณจะมีลำดับความสำคัญต่ำ แต่คุณควรพยายามตอบกลับในเวลาที่เหมาะสม โดยทั่วไปควรใช้เวลาภายใน 24-48 ชั่วโมงหลังจากได้รับอีเมล และหากคุณไม่สามารถตอบกลับอีเมลได้ในบางครั้ง (เช่นเนื่องจากหยุดพัก) ให้ ใช้คุณสมบัติตอบกลับอัตโนมัติหรือคุณสมบัติตอบกลับช่วงวันหยุด ซึ่งบริการอีเมลส่วนใหญ่มี
12. จัดรูปแบบอีเมลให้ถูกต้องก่อนส่งต่อ
ทันทีที่มีการกดปุ่ม "ส่งต่อ" บนอีเมลข้อความทั้งหมด (รวมถึงรูปภาพใด ๆ ข้อความที่ไม่ตรงแนว ฯลฯ อาจมี อยู่ ) ถูกเยื้องไปทางขวาอย่างแปลก และแทรกไว้ในอีเมลเปล่าเพื่อให้คุณสามารถป้อน รหัสอีเมลของผู้รับและส่ง สิ่งนี้ไม่เพียง แต่ทำให้การจัดรูปแบบของอีเมลต้นฉบับยุ่งเหยิงเท่านั้น แต่ยัง นำเสนอพื้นที่สีขาวและสัญลักษณ์พิเศษ (>) จำนวนมากในส่วนอีเมลที่ส่งต่อ ซึ่งทำให้อีเมลไม่สามารถอ่านได้
ในการจัดเรียงคุณควรจัด รูปแบบอีเมลที่ส่งต่ออย่างเหมาะสมเมื่อฝังลงในอีเมลเปล่า ซึ่งรวมถึงการลบพื้นที่สีขาวพิเศษรวมถึงการกำจัดอักขระพิเศษบรรทัดว่างและสิ่งต่าง ๆ เช่นนั้น
ใช้อีเมลตามที่ตั้งใจไว้
เนื่องจากเป็นวิธีการสื่อสารหลักในโลกที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตทุกวันนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่อีเมลจะถูกใช้งานตามกฎเกณฑ์ที่เหมาะสมซึ่งรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่การทักทายผู้รับไปจนถึงรูปแบบตัวอักษรที่คุณเลือก และมารยาทที่กล่าวถึงข้างต้นช่วยให้คุณทำเช่นนั้นได้ดังนั้นจึงทำให้การใช้งานอีเมลโดยรวมดีขึ้นและมีประสิทธิภาพ ดังนั้นลองพวกเขาและแจ้งให้เราทราบรายการโปรดของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง
