Excel เป็นแอพพลิเคชั่นอเนกประสงค์ที่เติบโตเกินกว่ารุ่นแรก ๆ เพียงแค่เป็นโซลูชันสเปรดชีต สมุดบันทึกที่อยู่เครื่องมือพยากรณ์และอื่น ๆ อีกมากมายหลายคนใช้ Excel ในแบบที่ไม่เคยมีมาก่อน
หากคุณใช้ Excel เป็นจำนวนมากที่บ้านหรือในสำนักงานคุณรู้ว่าบางครั้งไฟล์ Excel อาจกลายเป็นเรื่องไม่สะดวกเนื่องจากจำนวนระเบียนที่คุณใช้งานอยู่
โชคดีที่ Excel มีฟังก์ชันในตัวเพื่อช่วยคุณค้นหาและลบระเบียนที่ซ้ำกัน น่าเสียดายที่มีข้อ จำกัด บางประการในการใช้งานฟังก์ชั่นเหล่านี้ดังนั้นโปรดระมัดระวังหรือคุณอาจลบบันทึกที่คุณไม่ต้องการลบ นอกจากนี้ทั้งสองวิธีด้านล่างจะลบรายการที่ซ้ำกันโดยไม่แจ้งให้คุณเห็นว่ามีการลบอะไร
ฉันจะพูดถึงวิธีการเน้นแถวที่ซ้ำกันก่อนเพื่อให้คุณสามารถดูได้ว่าฟังก์ชันใดที่จะถูกลบออกก่อนที่จะรัน คุณต้องใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่กำหนดเองเพื่อเน้นแถวที่ซ้ำกันทั้งหมด
ลบฟังก์ชั่นที่ซ้ำกัน
สมมติว่าคุณใช้ Excel เพื่อติดตามที่อยู่และคุณสงสัยว่าคุณมีระเบียนที่ซ้ำกัน ดูตัวอย่างแผ่นงาน Excel ด้านล่าง:
ขอให้สังเกตว่าบันทึก“ โจนส์” ปรากฏขึ้นสองครั้ง ในการลบระเบียนที่ซ้ำกันออกให้คลิกที่แท็บ ข้อมูล บน Ribbon และค้นหาฟังก์ชัน ลบรายการที่ซ้ำกัน ภายใต้ส่วน เครื่องมือข้อมูล คลิกที่ Remove Duplicates และหน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น
ที่นี่คุณจะต้องตัดสินใจโดยพิจารณาจากว่าคุณใช้ป้ายกำกับหัวเรื่องที่ด้านบนสุดของคอลัมน์ หากคุณเลือกตัวเลือกที่มีข้อความว่า ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว หากคุณไม่ใช้ป้ายกำกับหัวเรื่องคุณจะใช้การกำหนดคอลัมน์มาตรฐานของ Excel เช่นคอลัมน์ A, คอลัมน์ B เป็นต้น
สำหรับตัวอย่างนี้เราจะเลือกคอลัมน์ A เท่านั้นและคลิกปุ่ม ตกลง หน้าต่างตัวเลือกจะปิดลงและ Excel จะลบระเบียน“ Jones” ตัวที่สอง
แน่นอนว่านี่เป็นเพียงตัวอย่างง่ายๆ ระเบียนที่อยู่ใด ๆ ที่คุณเก็บไว้โดยใช้ Excel มีแนวโน้มที่จะซับซ้อนมากขึ้น ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณมีไฟล์ที่อยู่ที่มีลักษณะเช่นนี้
โปรดสังเกตว่าแม้ว่าจะมีระเบียน“ Jones” สามรายการ แต่มีเพียงสองรายการเท่านั้นที่เหมือนกัน หากเราใช้ขั้นตอนด้านบนเพื่อลบระเบียนที่ซ้ำกันจะมีเพียงรายการ“ Jones” เดียวเท่านั้นที่จะยังคงอยู่ ในกรณีนี้เราต้องขยายเกณฑ์การตัดสินใจของเราเพื่อรวมทั้งชื่อและนามสกุลที่พบในคอลัมน์ A และ B ตามลำดับ
เมื่อต้องการทำเช่นนี้ให้คลิกที่แท็บ ข้อมูล บน Ribbon อีกครั้งจากนั้นคลิกที่ ลบรายการที่ซ้ำกัน เวลานี้เมื่อหน้าต่างตัวเลือกปรากฏขึ้นให้เลือกคอลัมน์ A และ B คลิกปุ่ม ตกลง และสังเกตว่าเวลานี้ Excel ลบระเบียน“ Mary Jones” เพียงรายการเดียวเท่านั้น
นี่เป็นเพราะเราบอกให้ Excel ลบรายการที่ซ้ำกันโดยการจับคู่ระเบียนตามคอลัมน์ A และ B ไม่ใช่แค่คอลัมน์ A ยิ่งคุณเลือกคอลัมน์มากขึ้นเท่าไหร่คุณจะต้องมีเกณฑ์ตรงมากขึ้นก่อนที่ Excel จะพิจารณาว่าระเบียนนั้นซ้ำกัน เลือกคอลัมน์ทั้งหมดหากคุณต้องการลบแถวที่ซ้ำกันทั้งหมด
Excel จะให้ข้อความบอกคุณว่ามีการลบรายการที่ซ้ำกันหลายรายการ อย่างไรก็ตามจะไม่แสดงให้คุณเห็นว่าแถวไหนถูกลบ! เลื่อนลงไปที่ส่วนสุดท้ายเพื่อดูวิธีเน้นแถวที่ซ้ำกันก่อนใช้งานฟังก์ชันนี้
วิธีการกรองขั้นสูง
วิธีที่สองในการลบรายการซ้ำคือการใช้ตัวเลือกตัวกรองขั้นสูง ก่อนอื่นให้เลือกข้อมูลทั้งหมดในแผ่นงาน ถัดไปบนแท็บข้อมูลใน ribbon คลิก ขั้นสูง ในส่วน เรียงลำดับและกรอง
ในช่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมาย ระเบียนที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้น
คุณสามารถกรองรายการในสถานที่หรือคุณสามารถคัดลอกรายการที่ไม่ซ้ำกันไปยังส่วนอื่นของสเปรดชีตเดียวกัน ด้วยเหตุผลแปลก ๆ คุณไม่สามารถคัดลอกข้อมูลไปยังชีตอื่นได้ หากคุณต้องการให้มันอยู่ในแผ่นงานอื่นก่อนอื่นให้เลือกที่ตั้งบนแผ่นงานปัจจุบันแล้วตัดและวางข้อมูลนั้นลงในแผ่นงานใหม่
ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่ได้รับข้อความที่ระบุจำนวนแถวที่ถูกลบ แถวจะถูกลบออกและนั่นก็คือ
ไฮไลต์แถวซ้ำใน Excel
หากคุณต้องการดูว่าระเบียนใดที่ซ้ำกันก่อนที่จะลบคุณต้องทำงานด้วยตนเองเล็กน้อย น่าเสียดายที่ Excel ไม่มีวิธีเน้นแถวที่ซ้ำกันทั้งหมด มันมีคุณสมบัติภายใต้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่เน้นเซลล์ที่ซ้ำกัน แต่บทความนี้เกี่ยวกับแถวที่ซ้ำกัน
สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเพิ่มสูตรในคอลัมน์ทางด้านขวาของชุดข้อมูลของคุณ สูตรง่ายมากเพียงแค่เชื่อมคอลัมน์ทั้งหมดของแถวนั้นเข้าด้วยกัน
= A1 & B1 & C1 & D1 & E1
ในตัวอย่างของฉันด้านล่างฉันมีข้อมูลในคอลัมน์ A ถึง F. อย่างไรก็ตามคอลัมน์แรกคือหมายเลข ID ดังนั้นฉันจึงแยกข้อมูลนั้นออกจากสูตรของฉันด้านล่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมคอลัมน์ทั้งหมดที่มีข้อมูลที่คุณต้องการตรวจสอบซ้ำ
ฉันใส่สูตรนั้นลงในคอลัมน์ H แล้วลากลงมาสำหรับแถวทั้งหมดของฉัน สูตรนี้รวมข้อมูลทั้งหมดในแต่ละคอลัมน์เป็นข้อความชิ้นเดียวอย่างง่ายดาย ทีนี้ข้ามคอลัมน์อีกสองสามคอลัมน์แล้วใส่สูตรต่อไปนี้:
= COUNTIF ($ H $ 1: $ H $ 34, $ H1)> 1
ที่นี่เราใช้ฟังก์ชัน COUNTIF และพารามิเตอร์แรกคือชุดข้อมูลที่เราต้องการดู สำหรับฉันนี่คือคอลัมน์ H (ซึ่งมีสูตรข้อมูลการรวม) จากแถวที่ 1 ถึง 34 นอกจากนี้ยังควรกำจัดแถวส่วนหัวก่อนทำเช่นนี้
คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณใช้เครื่องหมายดอลลาร์ ($) ด้านหน้าตัวอักษรและตัวเลข หากคุณมีข้อมูล 1, 000 แถวและสูตรแถวรวมของคุณอยู่ในคอลัมน์ F ตัวอย่างเช่นสูตรของคุณจะเป็นดังนี้:
= COUNTIF ($ F $ 1: $ F $ 1, 000, $ F1)> 1
พารามิเตอร์ที่สองมีเครื่องหมายดอลลาร์อยู่ด้านหน้าตัวอักษรคอลัมน์เท่านั้นเพื่อให้ถูกล็อก แต่เราไม่ต้องการล็อคหมายเลขแถว อีกครั้งคุณจะลากสิ่งนี้ลงสำหรับแถวข้อมูลทั้งหมดของคุณ ควรมีลักษณะเช่นนี้และแถวที่ซ้ำกันควรมี TRUE อยู่ในนั้น
ทีนี้มาเน้นแถวที่มีจริงในนั้นเหมือนแถวที่ซ้ำกัน ก่อนอื่นให้เลือกทั้งแผ่นงานของข้อมูลโดยคลิกที่สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ที่จุดตัดด้านซ้ายบนของแถวและคอลัมน์ ตอนนี้ไปที่แท็บหน้าแรกจากนั้นคลิกที่ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และคลิกที่ กฎใหม่
ในกล่องโต้ตอบคลิกที่ ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ
ในกล่องภายใต้ รูปแบบค่าที่สูตรนี้เป็นจริง: ป้อนสูตรต่อไปนี้แทนที่ P ด้วยคอลัมน์ของคุณที่มีค่า TRUE หรือ FALSE ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่เครื่องหมายดอลลาร์ไว้ด้านหน้าตัวอักษรคอลัมน์
= $ P1 = TRUE
เมื่อคุณทำเสร็จแล้วให้คลิกที่รูปแบบและคลิกที่แท็บเติม เลือกสีและจะใช้เพื่อเน้นแถวที่ซ้ำกันทั้งหมด คลิกตกลงและตอนนี้คุณควรเห็นแถวที่ซ้ำกันจะถูกเน้น
หากสิ่งนี้ไม่ได้ผลสำหรับคุณเริ่มต้นใหม่และทำมันช้าอีกครั้ง จะต้องทำอย่างถูกต้องเพื่อให้สิ่งนี้ทำงานได้ หากคุณพลาดสัญลักษณ์ $ เดียวระหว่างทางมันจะไม่ทำงานอย่างถูกต้อง
Caveats ด้วยการลบระเบียนที่ซ้ำกัน
แน่นอนว่ามีปัญหาเล็กน้อยเกี่ยวกับการให้ Excel ลบระเบียนที่ซ้ำกันสำหรับคุณโดยอัตโนมัติ ก่อนอื่นคุณต้องระมัดระวังในการเลือกคอลัมน์น้อยเกินไปหรือมากเกินไปสำหรับ Excel เพื่อใช้เป็นเกณฑ์ในการระบุระเบียนที่ซ้ำกัน
มีจำนวนน้อยเกินไปและคุณอาจลบระเบียนที่คุณต้องการโดยไม่ตั้งใจ มีจำนวนมากเกินไปหรือรวมคอลัมน์ตัวระบุโดยไม่ตั้งใจและจะไม่พบข้อมูลซ้ำ
ประการที่สอง Excel จะถือว่าเสมอว่าระเบียนที่ไม่ซ้ำกันแรกที่เจอคือเรคคอร์ดหลัก บันทึกใด ๆ ที่ตามมาจะถือว่าเป็นรายการที่ซ้ำกัน ปัญหานี้เป็นปัญหาหากคุณไม่สามารถแก้ไขที่อยู่ของบุคคลในไฟล์ของคุณ แต่สร้างระเบียนใหม่แทน
หากระเบียนที่อยู่ใหม่ (ถูกต้อง) ปรากฏขึ้นหลังจากที่บันทึกเก่า (ล้าสมัย) Excel จะถือว่าระเบียนแรก (ล้าสมัย) เป็นข้อมูลหลักและลบระเบียนใด ๆ ที่ตามมาที่พบ นี่คือเหตุผลที่คุณต้องระวังว่าคุณจะปล่อยให้ Excel ตัดสินใจแบบเสรีหรืออนุรักษ์นิยมหรือไม่
สำหรับกรณีเหล่านั้นคุณควรใช้วิธีการทำสำเนาไฮไลท์ที่ฉันเขียนและลบระเบียนที่ซ้ำกันด้วยตนเองที่เหมาะสม
ท้ายที่สุด Excel ไม่ขอให้คุณยืนยันว่าคุณต้องการลบบันทึกจริงๆหรือไม่ การใช้พารามิเตอร์ที่คุณเลือก (คอลัมน์) กระบวนการจะเป็นไปโดยอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์ นี่อาจเป็นสิ่งที่อันตรายเมื่อคุณมีบันทึกจำนวนมากและคุณเชื่อมั่นว่าการตัดสินใจของคุณถูกต้องและอนุญาตให้ Excel ลบระเบียนที่ซ้ำกันให้คุณโดยอัตโนมัติ
นอกจากนี้โปรดตรวจสอบบทความก่อนหน้าของเราเกี่ยวกับการลบบรรทัดว่างใน Excel สนุก!
