เมื่อแบ่งปันเอกสาร Word 2007 คุณอาจต้องลบหรือซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับ คุณสามารถค้นหาข้อมูลและลบข้อมูลด้วยตนเองได้ แต่อาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายและใช้เวลานาน หากคุณต้องการซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับใน Word 2007 จะมี Add-in ฟรีสำหรับ Word 2007 ซึ่งเรียกว่า Word Redaction Tool ซึ่งสามารถใช้ซ่อนข้อความภายในเอกสาร Word 2007 ได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ข้อความ Redacted ปรากฏในสำเนาใหม่ของเอกสารต้นฉบับของคุณเป็นแถบสีดำทึบ ข้อความที่อยู่ใต้แถบจะถูกแปลงเป็นเส้นแนวตั้ง (|||||) ป้องกันไม่ให้เนื้อหาที่ถูก redacted ถูกดึงกลับมาภายใต้สถานการณ์ใด ๆ แม้ว่าบุคคลที่คุณกำลังแบ่งปันเอกสารจะสามารถดูเอกสารที่ถูกแก้ไขในโปรแกรมแก้ไขข้อความเช่น Notepad
ดาวน์โหลด เครื่องมือการตอบโต้ Word 2007/2010 จาก
//redaction.codeplex.com/releases/view/32251
รายการต่อไปนี้จำเป็นสำหรับการติดตั้ง Wordaction Tool Redaction :
- .NET Framework 3.5 Service Pack 1
- VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1
อย่างไรก็ตามคุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งแยกต่างหาก หากรายการใดรายการหนึ่งเหล่านี้ไม่ได้ติดตั้งไว้ในระบบของคุณโปรแกรมติดตั้ง เครื่องมือ Redaction Tool ของ Word 2007 จะทำการดาวน์โหลดและติดตั้งโดยอัตโนมัติ การติดตั้งสองรายการนี้อาจทำให้เกิดการรีบูต
ในการติดตั้ง Add-in ให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ . exe ที่ คุณดาวน์โหลด อ่านข้อตกลงสิทธิ์การใช้งานสำหรับ . NET Framework Client Profile และคลิกปุ่ม ยอมรับ เพื่อดำเนินการต่อ
อ่านข้อตกลงสิทธิ์การใช้งานสำหรับ เครื่องมือ Visual Studio สำหรับ Office และคลิกปุ่ม ยอมรับ เพื่อดำเนินการต่อ
WinZip Self-Extractor จะ เปิดขึ้นและเริ่มต้นกระบวนการติดตั้งโดยอัตโนมัติ
ไฟล์ที่จำเป็นจะถูกดาวน์โหลด
มีการติดตั้ง. NET Framework และ เครื่องมือ Studio Visual
ตัว ติดตั้ง Microsoft Office Customization Installer จะถามว่าคุณแน่ใจหรือไม่ว่าต้องการติดตั้งการปรับแต่งนี้ คลิก ติดตั้ง เพื่อดำเนินการต่อ
กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเมื่อการติดตั้งเสร็จสมบูรณ์ คลิก ปิด
หมายเหตุ: หากคุณพบข้อผิดพลาดในตอนนี้ให้เรียกใช้ไฟล์ติดตั้งที่คุณดาวน์โหลดอีกครั้ง เราพบข้อผิดพลาดเมื่อเราติดตั้ง Add-in เป็นครั้งแรก การเรียกใช้การติดตั้งอีกครั้งดูเหมือนจะใช้งานได้
เมื่อคุณติดตั้ง เครื่องมือ Redaction ของ Word 2007 แล้วกลุ่ม Redact จะถูกเพิ่มไปยังแท็บ Review
หากต้องการทำซ้ำหรือลบข้อความส่วนตัวในเอกสารของคุณคุณต้องทำเครื่องหมายข้อความที่จะทำซ้ำก่อน เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ให้เน้นข้อความที่ต้องการและคลิกปุ่ม ทำเครื่องหมาย
หากคุณต้องการทำเครื่องหมายข้อความเดียวกันในหลาย ๆ ที่ในเอกสารให้คลิกลูกศรบนปุ่ม ทำเครื่องหมาย และเลือก ค้นหาและทำเครื่องหมาย จากเมนูแบบเลื่อนลง
กล่องโต้ตอบ ค้นหาและทำ เครื่องหมายจะปรากฏขึ้น ป้อนข้อความเพื่อค้นหาในกล่อง ค้นหาสิ่งที่ แก้ไข หากต้องการดูตัวเลือกเพิ่มเติมให้คลิกปุ่ม เพิ่มเติม
ตัวเลือกการค้นหาจะ แสดงใต้ปุ่มบนกล่องโต้ตอบและปุ่ม เพิ่มเติม จะกลายเป็นปุ่ม น้อย เลือกตัวเลือกที่ต้องการ หากต้องการซ่อนตัวเลือกเพิ่มเติมอีกครั้งให้คลิกปุ่ม Less คลิก ทำเครื่องหมาย เพื่อค้นหาและทำเครื่องหมายข้อความที่ป้อน
กล่องโต้ตอบแสดงจำนวนข้อความที่ระบุที่พบและทำเครื่องหมาย หากต้องการปิดกล่องโต้ตอบคลิก ยกเลิก
ข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้จะปรากฏเป็นสีเทาในเอกสารของคุณ
หากมีข้อความใด ๆ ที่คุณทำเครื่องหมายว่าคุณไม่ต้องการทำซ้ำคุณสามารถเลือกข้อความที่ทำเครื่องหมายอีกครั้งและเลือก ยกเลิกการ ทำเครื่องหมายจากเมนูแบบเลื่อนลงของปุ่ม ยกเลิกการ ทำเครื่องหมายเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อความดังกล่าวถูกทำซ้ำ
หากต้องการย้ายระหว่างเครื่องหมายการตอบโต้ในเอกสารของคุณเพื่อตรวจสอบขั้นสุดท้ายให้ใช้ปุ่ม ถัดไป และ ก่อนหน้า
เมื่อคุณแน่ใจว่าคุณได้ทำเครื่องหมายข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการ redacted แล้วเลือก Redact Document จากเมนูแบบเลื่อนลง Mark เพื่อลบล้างข้อความที่ทำเครื่องหมาย
เอกสาร Redacted ใหม่ของคุณจะถูกสร้างขึ้นด้วยข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้แทนที่ด้วยแถบสีดำ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเมื่อกระบวนการเสร็จสิ้นโดยขอให้คุณเรียกใช้ตัว ตรวจสอบเอกสาร เพื่อตรวจสอบและลบข้อมูลเมตาที่ซ่อนอยู่ภายในเอกสารก่อนที่จะเผยแพร่ คลิก ตรวจสอบ เพื่อเรียกใช้การตรวจสอบหรือคลิก ปิด เพื่อข้ามการตรวจสอบ
กล่องโต้ตอบตัว ตรวจสอบเอกสาร จะปรากฏขึ้น ข้อมูลเมตาประเภทต่าง ๆ จะแสดงอยู่ในกล่องโต้ตอบพร้อมกล่องกาเครื่องหมายข้างแต่ละรายการ เลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับรายการที่คุณต้องการตรวจสอบสำหรับข้อมูลเมตา คลิกปุ่ม ตรวจสอบ เพื่อเริ่มการตรวจสอบ หากต้องการปิดกล่องโต้ตอบที่จุดนี้โดยไม่ทำการตรวจสอบให้คลิก ปิด
ผลลัพธ์ของการตรวจสอบจะแสดงบนกล่องโต้ตอบตัว ตรวจสอบเอกสาร หากพบข้อมูลเมตาเครื่องหมายอัศเจรีย์จะปรากฏทางด้านซ้ายของรายการที่พบ หากต้องการลบข้อมูลเมตาออกจากเอกสารให้คลิกปุ่ม ลบทั้งหมด ทางด้านขวาของรายการ
หมายเหตุ: ตัว ตรวจสอบเอกสารจะ บันทึกที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบที่การเปลี่ยนแปลงบางอย่างไม่สามารถเลิกทำได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณต้องการลบข้อมูลเมตาก่อนคลิกปุ่ม ลบทั้งหมด
กล่องโต้ตอบตัว ตรวจสอบเอกสารจะ แจ้งให้คุณทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น คลิก ปิด
ในเอกสารใหม่แถบสีดำจะแทรกอยู่เหนือข้อความส่วนตัวทั้งหมดที่คุณทำเครื่องหมาย
โปรดจำไว้ว่าคุณไม่สามารถลบเครื่องหมายสีดำออกจากข้อความในเอกสารใหม่ ให้แน่ใจว่าคุณบันทึกไฟล์ด้วยชื่อที่แตกต่างจากต้นฉบับและแชร์เอกสารใหม่ไม่ใช่ต้นฉบับ คุณสามารถกลับไปที่เอกสารต้นฉบับและเลือก ลบเครื่องหมายทั้งหมด จากเมนูปุ่มยกเลิกการทำเครื่องหมายเพื่อล้างข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้หากต้องการ
เพื่อความปลอดภัยของเอกสารที่ถูก redacted เพิ่มเติมคุณสามารถเลือกที่จะปกป้องมันจากการดัดแปลงเมื่อบันทึกเป็นเอกสารใหม่ สิ่งนี้ช่วยให้คุณแจกจ่ายเอกสารที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
หากต้องการทำสิ่งนี้ให้เลือก บันทึกเป็น | เอกสาร Word จากเมนู Office
ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้ป้อนชื่อใหม่สำหรับสำเนา redacted ของเอกสาร int เขา ชื่อไฟล์ แก้ไขกล่อง คลิกปุ่ม เครื่องมือ ที่ด้านล่างและเลือก ตัวเลือกทั่วไป จากเมนูแบบเลื่อนลง
ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกทั่วไป ให้ป้อนรหัสผ่านในกล่อง รหัสผ่านเพื่อแก้ไข แก้ไขและเลือก แนะนำแบบอ่านอย่างเดียว หากต้องการ คลิก ตกลง
กล่องโต้ตอบ ยืนยันรหัสผ่าน จะปรากฏขึ้น ป้อนรหัสผ่านของคุณอีกครั้งและคลิก ตกลง
คุณจะกลับสู่กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น คลิกที่ปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึกเอกสารที่ปลอดภัยและ Redacted ใหม่ของคุณ
เมื่อใช้ เครื่องมือ Redaction ของ Word 2007 และปกป้องเอกสารจากการดัดแปลงคุณสามารถปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับของคุณและเก็บรักษาเอกสารของคุณเมื่อคุณต้องแจกจ่าย เครื่องมือ Redaction ใช้ งานได้ดีใน Word 2010 สนุกได้เลย!
