Outlook รักหรือเกลียดมันเป็นอีเมลมาตรฐานและลูกค้าเพิ่มประสิทธิภาพในโลกธุรกิจ เวลาส่วนใหญ่ของผู้ปฏิบัติงานออฟฟิศใช้เวลาต่อหน้าเครื่องมือที่เป็นแก่นสารนี้ อย่างไรก็ตามแม้จะได้รับความนิยมและจำนวนชั่วโมงที่ใช้อย่างเต็มที่ แต่ก็มีน้อยคนที่รู้เกี่ยวกับคุณสมบัติขั้นสูงและใช้งานให้เต็มศักยภาพน้อยลง
ดังนั้นวันนี้เราจะสำรวจคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมของ Outlook 2016 มาเริ่มกันเลย:
1. ส่งอีเมลจากนามแฝงของ Outlook.com
บ่อยครั้งที่เราจำเป็นต้องใช้ที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกันเพื่อจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน - ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการที่อยู่ส่วนบุคคล [ป้องกันอีเมล] ที่ อยู่ที่ทำงาน [ป้องกันอีเมล] และอาจเป็น [ป้องกันอีเมล] ที่คุณต้องการใช้สำหรับลงชื่อ มากถึงจดหมายข่าวและไซต์การตลาด คนส่วนใหญ่สร้างและจัดการบัญชีที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละที่อยู่
แทนที่จะทำเช่นนั้นคุณสามารถใช้ Outlook เพื่อสร้างและจัดการ นามแฝงที่ แตกต่างกัน การมีชื่อแทนช่วยให้คุณจัดการที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกันโดยใช้บัญชีเดียวกันและอีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่ใด ๆ ของคุณจะมาถึงในกล่องจดหมายเดียวกัน นี่คือวิธีการตั้งค่า:
ไปที่ Outlook Web App แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Office 365 ของคุณ จากนั้นไปที่เว็บไซต์บัญชี Microsoft แล้วคลิก“ ข้อมูลของคุณ ” ที่แถบด้านบน ตอนนี้คลิกที่“ จัดการวิธีที่คุณลงชื่อเข้าใช้ Microsoft คุณอาจได้รับแจ้งให้ใส่รหัสผ่าน
ที่นี่คุณสามารถเพิ่มและจัดการนามแฝงของคุณ หากต้องการสร้างชื่อแทนใหม่ให้คลิกที่ " เพิ่มอีเมล "
ตอนนี้ ป้อนที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการใช้เป็นนามแฝง คุณสามารถสร้างที่อยู่ใหม่หรือใช้ที่อยู่ที่มีอยู่
ตอนนี้คุณจะเห็นนามแฝงที่คุณเพิ่งเพิ่มและเลือกที่จะทำให้มัน เป็น ชื่อแทน หลัก ของคุณหรือลบออกหากคุณไม่ต้องการมันอีกต่อไป
ตอนนี้อีเมลทั้งหมดที่ส่งไปยังที่อยู่นามแฝงจะมาถึงในกล่องจดหมายหลักของคุณ ในการส่งอีเมลจากที่อยู่ที่สร้างขึ้นใหม่เพียงคลิกที่ปุ่ม จาก ในขณะที่เขียนข้อความและเลือกที่อยู่ที่คุณต้องการ
2. กำหนดการประชุม
Outlook ทำให้การกำหนดเวลาการประชุมกับผู้อื่นเป็นเรื่องง่าย ในการทำเช่นนั้นคุณสามารถไปที่ปฏิทินคลิกที่แท็บ หน้าแรก แล้วเลือก“ การ ประชุมใหม่ ”
ที่นี่คุณสามารถระบุผู้เข้าร่วมประชุมวันเวลาตัวเตือนและตัวเลือกอื่น ๆ สำหรับการประชุม
หากคุณต้องการให้การประชุมที่เกิดขึ้นเป็นประจำคลิกที่ปุ่มการ เกิดซ้ำ ใน ส่วนตัวเลือก ที่ด้านบนซึ่งคุณจะเห็นตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับการกำหนดตารางเวลาปกติ
เมื่อผู้รับตอบรับคำเชิญคุณจะได้รับการยืนยันสำหรับสิ่งเดียวกัน
3. ตอบกลับอัตโนมัติ
หากคุณกำลังเดินทางไปทำธุรกิจหรือพักผ่อนคุณสามารถกำหนดค่า Outlook ให้ส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับอีเมลทุกฉบับที่คุณได้รับ เพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ไปที่ " ไฟล์ " และคลิกที่ " ตอบกลับอัตโนมัติ "
ที่นี่คุณสามารถ ระบุช่วงวันที่ และ ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ
หากคุณต้องการควบคุมกฎอย่างละเอียดยิ่งขึ้นคุณสามารถคลิก“ กฎ ” ปุ่มที่ด้านล่างซ้าย
4. ใช้ Google Drive เป็นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ใน Outlook
หากคุณใช้ Google Drive เป็นผู้ให้บริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์คุณสามารถรวมเข้ากับ MS Office (รวมถึง Outlook) เพื่อเปิดเอกสารโดยตรงจาก Drive และบันทึกลงในนั้นโดยไม่ต้องออกจากโปรแกรม Office ของคุณ
เพียงดาวน์โหลดปลั๊กอิน Google ไดรฟ์สำหรับ Office ติดตั้งปลั๊กอินและในครั้งถัดไปที่คุณเปิด Outlook คุณจะสามารถ แนบไฟล์จากไดรฟ์ได้โดยตรง โดยใช้ปุ่มเฉพาะ
คุณสามารถ บันทึกสิ่งที่แนบมาที่คุณได้รับโดยตรงในไดรฟ์
หมายเหตุ : ปลั๊กอิน Google Drive สำหรับ Office ใช้งานได้กับ Windows เท่านั้น ปัจจุบันยังไม่รองรับ Office for Mac
5. รับการส่งมอบและอ่านใบเสร็จรับเงิน
หากคุณต้องการรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับเวลาที่อีเมลของคุณได้รับการส่งและ / หรืออ่านคุณสามารถร้องขอการส่งและการอ่านใบเสร็จ หากต้องการเปิดใช้งานให้คลิกที่แท็บ ตัวเลือก ขณะเขียนข้อความและทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมายต่อไปนี้:
นอกจากนี้คุณยังสามารถ เปิดใช้งานการติดตามทุกข้อความที่ คุณส่ง หากต้องการทำสิ่งนี้ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > จดหมาย เลื่อนลงไปที่ส่วนการ ติดตาม และทำเครื่องหมายที่ ใบเสร็จรับเงินยืนยันว่าข้อความถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับ หรือ อ่านใบตอบรับเพื่อยืนยันว่าผู้รับดู กล่อง ข้อความ
โปรดทราบว่าผู้รับข้อความอาจปฏิเสธที่จะส่งใบตอบรับการอ่าน นอกจากนี้โปรแกรมอีเมลของผู้รับอาจไม่รองรับการอ่านใบเสร็จ
6. เพิ่มปุ่มลงคะแนนไปยังอีเมล
หากคุณต้องการได้รับฉันทามติจากทีมของคุณในหัวข้อคุณสามารถสร้างแบบสำรวจความคิดเห็นใน Outlook ในขณะที่เขียนเมลใหม่ให้ไปที่แท็บ ตัวเลือก แล้วคลิกที่ " ใช้ปุ่มลงคะแนน "
คุณสามารถใช้ปุ่มใช่ / ไม่ใช่ เทมเพลต หรือสร้างของคุณเองโดยคลิกที่ กำหนดเอง ซึ่งคุณสามารถเลือกตัวเลือกเช่นความสำคัญ, ใบเสร็จรับเงินสำหรับการอ่าน / การจัดส่งและเวลาที่หมดอายุ
7. ความล่าช้าหรือกำหนดการส่งอีเมล
บางครั้งคุณอาจต้องชะลอการส่งข้อความ ตัวอย่างเช่นอาจเป็นเวลาเกือบจะปิดและคุณต้องการให้ส่งข้อความในเช้าวันถัดไปในระหว่างชั่วโมงทำงาน ในการทำเช่นนี้คุณสามารถกำหนดเวลาข้อความของคุณ นี่คือวิธี:
ในขณะที่เขียนอีเมลให้ไปที่แท็บ ตัวเลือก และคลิกที่ "การ จัดส่งล่าช้า "
ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นภายใต้ ตัวเลือกการส่งให้เลือกตัวเลือก " ห้ามส่งก่อน " และป้อนวันที่และเวลา
ตอนนี้ปิดกล่องโต้ตอบและกด ส่ง อีเมลของคุณจะถูกส่งไปตามเวลาที่คุณระบุ
หมายเหตุ : คุณสมบัตินี้ทำงานได้อย่างราบรื่นในบัญชี Microsoft Exchange หากคุณใช้บัญชี POP3 หรือ IMAP Outlook จะต้องยังคงเปิดอยู่จนกว่าจะมีการส่งข้อความ
8. จัดการอีเมลและปฏิทินของบุคคลอื่น
เมื่อทำงานกับทีมจำเป็นต้องประสานงานและทำงานร่วมกันในงานทั่วไปบางอย่าง ด้วยเหตุนี้คุณอาจต้องการแยกโฟลเดอร์สำหรับงานดังกล่าวและแบ่งปันกับสมาชิกในทีมของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการใน Outlook 2016
ไปที่แท็บ ไฟล์ คลิกที่ " การตั้งค่าบัญชี " และเลือก " มอบสิทธิ์การเข้าถึง"
ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้นให้คลิกที่“ เพิ่ม ” เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการให้อนุญาตและคลิก ตกลง
ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นคุณสามารถเลือกการอนุญาตต่างๆที่คุณสามารถให้ผู้ใช้รายนี้ได้
หลังจากที่คุณทำเสร็จแล้วผู้ใช้รายอื่นจะได้รับแจ้งการอนุญาตใหม่ให้กับพวกเขา นี่เป็นเพียงพื้นฐานของคุณสมบัติการแบ่งปัน สำหรับภาพรวมและคำแนะนำที่ครอบคลุมยิ่งขึ้นอ้างถึงเอกสารทางการ
9. ใช้กฎเพื่อจัดการอีเมล
กฎคือการกระทำที่ทำงานกับอีเมลขาเข้าหรือขาออกโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการย้ายอีเมลทั้งหมดจากหัวหน้างานของคุณไปยังโฟลเดอร์อื่นย้ายอีเมลทั้งหมดจากแผนกการตลาดไปยังโฟลเดอร์“ ด่วน” หรือลบอีเมลทั้งหมดด้วย“ ซื้อทันที” ในหัวเรื่อง แทนที่จะทำภารกิจเหล่านี้ซ้ำแล้วซ้ำอีกคุณสามารถ ตั้งค่ากฎเพื่อทำให้เป็นอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกจากเทมเพลตกฎต่างๆหรือเริ่มจากกฎว่างเปล่า
10. เร่งความเร็วของงานซ้ำ ๆ ด้วยขั้นตอนด่วน
บ่อยครั้งที่มีงานที่ต้องทำวันละหลายครั้ง บางทีคุณอาจส่งต่ออีเมลไปยังหัวหน้างานของคุณเป็นประจำหรือต้องการย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่ต้องการ แน่นอนคุณสามารถใช้กฎเพื่อทำให้กระบวนการอัตโนมัติ แต่จะใช้กฎกับอีเมลทั้งหมดที่ตรงกับเกณฑ์ในขณะที่คุณอาจต้องการใช้กับอีเมลบางอย่างเท่านั้น ดังนั้นจึงจำเป็นต้องใช้วิธีการแบบแมนนวลมากขึ้นและนั่นคือที่มาของ ขั้นตอนด่วน
ไปที่แท็บ หน้าแรก ใน Outlook คุณจะเห็น ส่วน ต่อไปนี้ สำหรับขั้นตอนด่วน :
อย่างที่คุณเห็นมีบางขั้นตอนด่วนที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้าสำหรับการใช้งาน ตัวอย่างเช่น เลือกอีเมลในกล่องขาเข้าของคุณ และคลิกปุ่ม ถึงผู้จัดการ ในส่วนขั้นตอนด่วน คุณจะเห็นสิ่งนี้:
ที่นี่คุณสามารถ กำหนดค่า ขั้นตอนที่เป็นปัญหาได้อย่างรวดเร็ว - เปลี่ยนชื่อเพิ่มที่อยู่อีเมลเพื่อส่งต่อหรือเพิ่มการทำงานให้กับปุ่มได้มากขึ้นโดยคลิกที่ ตัวเลือก ที่ด้านล่างซ้าย
ในภาพหน้าจอด้านบนฉันได้เพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้จัดการของฉันเพิ่มการดำเนินการโดยใช้ปุ่ม เพิ่มการกระทำ สั่งให้ Outlook ย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์“ ส่งต่อไปยังผู้จัดการ” เพิ่มคีย์ลัดและแก้ไขข้อความคำแนะนำเครื่องมือ
คุณสามารถแก้ไขขั้นตอนด่วนที่มีอยู่เหมือนที่เราทำในตัวอย่างด้านบนหรือเพิ่มของคุณเองโดยคลิกที่ปุ่ม สร้างใหม่ ในแถบเครื่องมือ ขั้นตอนด่วน :
11. แป้นพิมพ์ลัดและเคล็ดลับอื่น ๆ
Outlook นำเสนอโฮสต์ของคุณสมบัติที่มีประโยชน์น้อยกว่าอื่น ๆ เช่นธีมเปลี่ยนข้อความอีเมลให้เป็นการประชุมและผู้ใช้ขั้นสูงทุกคนที่ชอบ: แป้นพิมพ์ลัด ตัวอย่างเช่นคุณสามารถกด Ctrl + W เพื่อเขียนอีเมลใหม่ Ctrl + E เพื่อค้นหาและอีกมากมาย หากต้องการเรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดของ Outlook ที่หลากหลายให้อ่าน eBook เคล็ดลับและเทคนิคอย่างเป็นทางการของ Outlook 2016 จาก Microsoft
ชอบคุณลักษณะและลูกเล่นสุดเจ๋งของ Outlook 2016 เหรอ?
เราหวังว่าคุณจะได้เรียนรู้คุณลักษณะขั้นสูงของ Outlook 2016 สิ่งที่มีประโยชน์เช่นเดียวกับการใช้ไคลเอนต์อีเมลของคุณก็คือมีสิ่งอื่น ๆ ที่ต้องคำนึงถึงในขณะที่ใช้อีเมลดังนั้นโปรดตรวจสอบบทความของเราเกี่ยวกับมารยาททางอีเมลพื้นฐานที่ทุกคนควรปฏิบัติตาม ในโลกดิจิตอลที่เชื่อมต่ออยู่เสมอความเป็นส่วนตัวมีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิมซึ่งคุณควรตรวจสอบบทความของเราเกี่ยวกับวิธีการเข้ารหัสอีเมล
หากคุณมีเคล็ดลับและกลเม็ดอื่น ๆ ของ Outlook ที่จะเพิ่มหรือคิดว่าเราพลาดฟีเจอร์สำคัญโปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
