การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ในทางกลับกันเป็นวิธีการสื่อสารอย่างเป็นทางการโดยที่ข้อความนั้นได้รับการร่างขึ้นมาอย่างรอบคอบและกำหนดในรูปแบบที่เป็นลายลักษณ์อักษร มันถูกเก็บไว้เป็นแหล่งอ้างอิงหรือบันทึกทางกฎหมาย ในบทความนี้เราได้นำเสนอความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการสื่อสารด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรในรูปแบบตาราง
แผนภูมิเปรียบเทียบ
| พื้นฐานสำหรับการสื่อสาร | การสื่อสารด้วยวาจา | การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร |
|---|---|---|
| ความหมาย | การแลกเปลี่ยนความคิดข้อมูลและข้อความผ่านคำพูดคือการสื่อสารด้วยวาจา | การแลกเปลี่ยนข้อความความคิดเห็นและข้อมูลในรูปแบบที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือพิมพ์เป็นลายลักษณ์อักษรการสื่อสาร |
| มันคืออะไร? | การสื่อสารด้วยความช่วยเหลือจากคำพูดจากปาก | การสื่อสารด้วยความช่วยเหลือของข้อความ |
| การรู้หนังสือ | ไม่จำเป็นเลย | จำเป็นสำหรับการสื่อสาร |
| การส่งข้อความ | รวดเร็ว | ช้า |
| พิสูจน์ | ไม่มีบันทึกการสื่อสารอยู่ที่นั่น | มีบันทึกการสื่อสารที่เหมาะสม |
| ผลตอบรับ | สามารถให้ข้อเสนอแนะได้ทันที | คำติชมต้องใช้เวลา |
| มีการแก้ไขก่อนส่งข้อความหรือไม่ | เป็นไปไม่ได้ | เป็นไปได้ |
| ใบเสร็จรับเงินของตัวชี้นำอวัจนภาษา | ใช่ | ไม่ |
| ความน่าจะเป็นของการเข้าใจผิด | สูงมาก | ค่อนข้างน้อย |
ความหมายของการสื่อสารด้วยวาจา
การสื่อสารด้วยวาจาเป็นกระบวนการของการสื่อความหมายหรือการรับข้อความด้วยการใช้คำพูด โหมดการสื่อสารนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายทั่วโลกเนื่องจากการส่งข้อมูลที่รวดเร็วและการตอบกลับอย่างรวดเร็ว
การสื่อสารด้วยวาจาสามารถอยู่ในรูปแบบของการสนทนาโดยตรงระหว่างคนสองคนหรือมากกว่านั้นเช่นการสื่อสารแบบตัวต่อตัวการบรรยายการประชุมการสัมมนากลุ่มสนทนาการประชุม ฯลฯ หรือการสนทนาทางอ้อมเช่นรูปแบบการสื่อสารที่ใช้สื่อ สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลเช่นการสนทนาทางโทรศัพท์การสนทนาทางวิดีโอการโทรและอื่น ๆ
สิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับโหมดการสื่อสารนี้คือฝ่ายที่สื่อสารเช่นผู้ส่งหรือผู้รับสามารถสังเกตความหมายอวัจนภาษาเช่นภาษากายการแสดงออกทางสีหน้าน้ำเสียงและระดับเสียงเป็นต้นซึ่งทำให้การสื่อสารระหว่างบุคคลมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตามโหมดนี้ได้รับการสนับสนุนด้วยข้อ จำกัด บางอย่างเช่นคำพูดที่เคยพูดไม่สามารถนำกลับมาได้
ความหมายของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
การสื่อสารที่ข้อความถูกส่งในรูปแบบที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือพิมพ์เรียกว่าเขียนการสื่อสาร เป็นโหมดการสื่อสารที่เชื่อถือได้มากที่สุดและเป็นที่ต้องการอย่างสูงในโลกธุรกิจเนื่องจากลักษณะที่เป็นทางการและซับซ้อน ช่องทางต่าง ๆ ของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือจดหมายอีเมลวารสารนิตยสารหนังสือพิมพ์ข้อความรายงาน ฯลฯ มีข้อดีหลายประการของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งอยู่ภายใต้:
- การอ้างอิงข้อความในอนาคตจะเป็นเรื่องง่าย
- ก่อนที่จะส่งข้อความใครสามารถแก้ไขหรือเขียนใหม่ในลักษณะที่เป็นระเบียบ
- โอกาสในการตีความข้อความผิดพลาดน้อยมากเนื่องจากคำเหล่านั้นถูกเลือกอย่างระมัดระวัง
- มีการวางแผนการสื่อสาร
- มีหลักฐานทางกฎหมายเนื่องจากการเก็บรักษาบันทึกอย่างปลอดภัย
แต่อย่างที่เราทุกคนรู้ว่าทุกสิ่งมีสองด้านเหมือนกันกับกรณีที่มีการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรเนื่องจากการสื่อสารนั้นใช้เวลานาน ยิ่งกว่านั้นผู้ส่งจะไม่เคยรู้ว่าผู้รับได้อ่านข้อความหรือไม่ ผู้ส่งต้องรอการตอบรับจากผู้รับ มีเอกสารมากมายในโหมดการสื่อสารนี้
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการสื่อสารด้วยวาจาและการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการสื่อสารด้วยวาจาและการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือ:
- ชนิดของการสื่อสารที่ผู้ส่งส่งข้อมูลไปยังผู้รับผ่านการพูดด้วยวาจา โหมดการสื่อสารซึ่งใช้ข้อความที่เขียนหรือพิมพ์เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลเรียกว่า Written Communication
- เงื่อนไขก่อนในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรคือผู้เข้าร่วมจะต้องมีความรู้ในขณะที่ไม่มีเงื่อนไขดังกล่าวในกรณีของการสื่อสารในช่องปาก
- บันทึกที่เหมาะสมนั้นมีอยู่ใน Written Communication ซึ่งตรงกันข้ามกับกรณีของ Oral Communication
- การสื่อสารด้วยวาจาเร็วกว่าการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
- คำพูดที่เปล่งออกมาไม่สามารถย้อนกลับได้ในกรณีของการสื่อสารด้วยวาจา ในทางกลับกันการแก้ไขข้อความต้นฉบับสามารถทำได้ใน Written Communication
- การตีความที่ผิดของข้อความเป็นไปได้ในการสื่อสารด้วยวาจา แต่ไม่ใช่ในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
- ในการสื่อสารด้วยวาจานั้นจะได้รับการตอบกลับทันทีจากผู้รับซึ่งเป็นไปไม่ได้ในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
ข้อสรุป
การสื่อสารด้วยวาจาเป็นแบบไม่เป็นทางการซึ่งปกติใช้ในการสนทนาส่วนตัวการพูดคุยเป็นกลุ่ม ฯลฯ การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นการสื่อสารที่เป็นทางการซึ่งใช้ในโรงเรียนวิทยาลัยโลกธุรกิจ ฯลฯ การเลือกระหว่างโหมดการสื่อสารทั้งสองนั้นเป็นงานที่ยาก ดีในสถานที่ของพวกเขา ปกติแล้วคนจะใช้วิธีการสื่อสารด้วยปากเปล่าเพราะสะดวกและเสียเวลาน้อยกว่า อย่างไรก็ตามคนทั่วไปเชื่อในข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรมากกว่าสิ่งที่พวกเขาได้ยินนั่นคือเหตุผลที่การสื่อสารที่เขียนเป็นวิธีการสื่อสารที่เชื่อถือได้
