คุณวางแผนที่จะออกจากงานและต้องการให้แน่ใจว่าคุณได้รับสำเนาอีเมลทั้งหมดของคุณในกรณีที่คุณจำเป็นต้องอ้างอิงถึงพวกเขาในภายหลัง? หรือบางทีคุณเพียงแค่ต้องการส่งออกเพื่อการสำรองข้อมูลในกรณีที่ไฟล์ Outlook PST ของคุณเสียหายซึ่งเกิดขึ้นค่อนข้างบ่อย
ไม่ว่าในกรณีใดการสำรองข้อมูลอีเมลของคุณเป็นความคิดที่ดีเสมอ แม้ว่าคุณจะใช้บริการเว็บเช่น Outlook.com หรือ Gmail ก็ยังไม่ควรใช้ไคลเอนต์เดสก์ท็อปเช่น Outlook เพื่อดาวน์โหลดจดหมายทั้งหมดของคุณเพื่อให้คุณเก็บไว้ในเครื่อง บริการบนเว็บและยักษ์ใหญ่อย่าง Microsoft และ Google อาจดูเหมือนจะปลอดภัยจากความล้มเหลว แต่คุณไม่มีทางรู้ว่าจะมีภัยพิบัติเกิดขึ้นเมื่อใด
ในบทความนี้ฉันจะแสดงวิธีส่งออกอีเมล Outlook ของคุณใน Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 และ 2016 นอกจากนี้ฉันยังจะพูดถึงขั้นตอนหากคุณใช้ Outlook สำหรับ Mac เป็นที่น่าสังเกตว่าตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออกที่เกิดขึ้นจริงนั้นเหมือนกันในทุก ๆ รุ่น แต่กระบวนการในการเข้าถึงตัวช่วยสร้างนั้นได้เปลี่ยนไป
ส่งออกอีเมลจาก Outlook
หากคุณใช้ Outlook 2003, 2007, 2010 หรือ 2013 ให้ดูที่โพสต์ของฉันเกี่ยวกับวิธีการส่งออกผู้ติดต่อ Outlook เพื่อดูขั้นตอนในการเข้าสู่ตัวช่วยสร้างการนำเข้า / ส่งออก หากคุณใช้ Outlook 2016 ให้คลิกที่ ไฟล์ และ เปิดและส่งออก
ในเมนูด้านขวาคลิกที่ปุ่ม นำเข้า / ส่งออก
ตอนนี้จะแสดง ตัวช่วยสร้างการนำเข้า / ส่งออก ซึ่งมีลักษณะเหมือนกันใน Office ทุกรุ่น ในการเริ่มต้นคุณต้องการเลือก ส่งออกเป็นไฟล์
ในหน้าจอถัดไปคุณต้องเลือกประเภทของไฟล์: ไฟล์ CSV (Comma Separated Values) หรือไฟล์ข้อมูล Outlook (PST) ปกติแล้วฉันจะใช้ PST เพื่อให้ง่ายต่อการนำเข้ากลับสู่ Outlook แต่คุณสามารถเลือก CSV หากคุณต้องการนำเข้าอีเมลไปยังไคลเอนต์อีเมลอื่นหรือแม้แต่ในโปรแกรมอย่าง Excel หรือ Word
ในหน้าจอถัดไปคุณต้องเลือกสิ่งที่คุณต้องการส่งออก หากคุณต้องการได้รับอีเมลทั้งหมดของคุณตามปกติคุณจะต้องเลือก กล่องจดหมายเข้า และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ รวมการเลือกโฟลเดอร์ย่อย แล้ว หากคุณต้องการชุดอีเมลขนาดเล็กเพียงชุดเดียวคุณสามารถคลิกที่ปุ่ม ตัวกรอง จากนั้นใส่เกณฑ์ต่างๆเพื่อลดจำนวนอีเมลที่จะส่งออก
คลิก ถัดไปจากนั้น คุณจะต้องเลือกตำแหน่งเพื่อบันทึกไฟล์ CSV หรือ PST ของคุณ มีตัวเลือกมากมายที่คุณสามารถเลือกได้จากดีลนั้นด้วยวิธีจัดการกับข้อมูลที่ซ้ำกัน
สุดท้ายให้คลิก เสร็จสิ้น แล้วคุณจะได้รับหน้าต่างถามว่าคุณต้องการปกป้องไฟล์ PST ด้วยรหัสผ่านหรือไม่ หากคุณจะใช้รหัสผ่านที่นี่โปรดทราบว่าควรมีอักขระเกิน 16 ตัว นอกจากนี้โปรดทราบว่าไม่ปลอดภัยมากและสามารถแฮ็กได้อย่างง่ายดายโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
เกี่ยวกับมัน. ตอนนี้คุณควรมีไฟล์ CSV หรือ PST พร้อมกับอีเมลทั้งหมดของคุณที่เก็บไว้ภายใน ตอนนี้คุณสามารถคัดลอกไฟล์นี้ไปยังตำแหน่งที่ปลอดภัยสำหรับการสำรองข้อมูล
ส่งออกอีเมลจาก Outlook สำหรับ Mac
หากคุณใช้งาน Office เวอร์ชัน Mac ขั้นตอนในการส่งออกอีเมลนั้นแตกต่างกัน ที่จริงแล้วไฟล์ประเภทนั้นก็แตกต่างกันเช่นกัน ใน Macs คุณมีเพียงหนึ่งตัวเลือก: Outlook for Mac Archive File (.OLM)
คลิกที่ ไฟล์ แล้ว ส่งออก
กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกรายการที่คุณต้องการส่งออกไปยังไฟล์เก็บถาวร คุณสามารถเลือกจากเมลปฏิทินที่ติดต่องานและบันทึกย่อหรือคุณสามารถเลือกจากรายการในหมวดหมู่ที่เฉพาะเจาะจง
คลิก ดำเนินการต่อจากนั้นระบบ จะถามคุณว่าคุณต้องการบันทึกไฟล์ไว้ที่ใด เกี่ยวกับมัน. ไม่มีตัวเลือกอื่นเมื่อส่งออกจาก Outlook บน Mac
เมื่อคุณส่งออกอีเมลคุณสามารถอ่านโพสต์ของฉันเกี่ยวกับวิธีนำเข้าอีเมลไปยังบริการอีเมลอื่นเช่น Gmail หากคุณวางแผนที่จะเปลี่ยน
